Mahalagang Tungkulin ng Notaryo Publiko: Pagpapatunay sa Pagkakakilanlan at Katotohanan ng mga Dokumento

A.C. No. 8761, February 12, 2014

Madalas nating naririnig ang tungkol sa mga kaso ng pag-aagawan sa lupa o ari-arian. Kadalasan, ang ugat ng mga problemang ito ay ang mga dokumentong hindi maayos na naiproseso o pinatunayan. Isang mahalagang proseso sa legalidad ng mga dokumento ay ang notarization. Ngunit, sapat na ba ang basta may pirma ng notaryo publiko para masiguro ang legalidad ng isang dokumento? Ang kasong Wilberto C. Talisic vs. Atty. Primo R. Rinen ay nagbibigay linaw sa kahalagahan ng tungkulin ng isang notaryo publiko at ang pananagutan nila sa kanilang pagkakamali.

Sa kasong ito, sinampahan ng reklamo si Atty. Primo R. Rinen dahil sa umano’y pagpapalsipika ng isang Extra Judicial Partition with Sale. Ayon sa reklamo, pinahintulutan umano ni Atty. Rinen ang paglipat ng lupa sa mag-asawang Durante gamit ang isang dokumento na may pekeng pirma. Ang pangunahing tanong sa kasong ito ay: Nagawa ba ni Atty. Rinen ang kanyang tungkulin bilang isang notaryo publiko nang naaayon sa batas?

Ang Legal na Batayan ng Tungkulin ng Notaryo Publiko

Sa Pilipinas, ang tungkulin ng isang notaryo publiko ay hindi basta-basta. Sila ay binigyan ng kapangyarihan ng estado para patotohanan ang mga dokumento at iba pang legal na kasulatan. Ayon sa Korte Suprema, “faithful observance and utmost respect of the legal solemnity of the oath in an acknowledgment or jurat is sacrosanct.” Ibig sabihin, ang panunumpa at pagpapatotoo sa harap ng isang notaryo ay sagrado at dapat igalang.

Ang notarization ay hindi lamang isang pormalidad. Kapag ang isang pribadong dokumento ay na-notaryo, ito ay nagiging public document. Ayon sa Korte Suprema sa kasong Tigno v. Spouses Aquino, “Notarization of a private document converts such document into a public one, and renders it admissible in court without further proof of its authenticity. Thus, notarization is not an empty routine; to the contrary, it engages public interest in a substantial degree x x x.” Dahil dito, mas madali itong gamitin bilang ebidensya sa korte at mas pinaniniwalaan ang nilalaman nito.

Kung kaya, ang tungkulin ng isang notaryo publiko ay napakahalaga. Sila ay inaasahang maging maingat at responsable sa kanilang trabaho. Dapat nilang siguraduhin na ang mga taong humaharap sa kanila ay tunay na sila nga at malaya nilang ginagawa ang kanilang pinapirmahan. Ayon sa kasong Bautista v. Atty. Bernabe, “[a] notary public should not notarize a document unless the persons who signed the same are the very same persons who executed and personally appeared before him to attest to the contents and truth of what are stated therein. The presence of the parties to the deed will enable the notary public to verify the genuineness of the signature of the affiant.” Mahalaga ang personal na pagharap ng mga partido sa notaryo para matiyak ang kanilang pagkakakilanlan at kusang loob na paglagda.

Ang Kwento ng Kasong Talisic vs. Rinen

Nagsimula ang kaso nang ireklamo ni Wilberto C. Talisic si Atty. Primo R. Rinen. Ayon kay Wilberto, ang kanyang ina na si Aurora Corpuz ay namatay noong 1987 at nag-iwan ng lupa sa Infanta, Quezon. Pagkamatay ng kanyang ama noong 2000, nalaman ni Wilberto at ng kanyang mga kapatid na naipatransfer na pala ang lupa sa mag-asawang Durante noong 1994 sa pamamagitan ng isang Extra Judicial Partition with Sale.

Naniniwala si Wilberto na peke ang pirma niya at ng kanyang mga kapatid sa dokumento. Napansin pa niya na mali ang spelling ng pangalan niya sa dokumento – “Wilfredo” imbes na “Wilberto”. Dahil dito, kinasuhan niya si Atty. Rinen na siyang nag-notaryo ng dokumento.

Pagtanggol ni Atty. Rinen, sinabi niya na noong April 7, 1994 lamang niya nakilala ang mag-asawang Durante at ang mga Talisic. Sila umano ang lumapit sa kanya sa kanyang opisina sa Municipal Trial Court sa Real, Quezon para ipagawa at ipa-notaryo ang dokumento. Ayon pa kay Atty. Rinen, ang kanyang clerk of court ang gumawa ng dokumento at pinaharap lamang sa kanya ang mga partido para sa panunumpa. Nilagay pa niya sa dokumento na walang ibang notaryo publiko na available noon kaya siya ang nag-notaryo bilang ex-officio notary public.

Umakyat ang kaso sa Integrated Bar of the Philippines (IBP) para sa imbestigasyon. Natuklasan ng IBP na inamin ni Atty. Rinen na sa kanyang opisina ginawa ang dokumento at sa harap niya ito pinatunayan. Bagama’t walang direktang ebidensya na siya mismo ang nagpalsipika, nakita ng IBP na nagpabaya si Atty. Rinen dahil hindi niya sinigurado ang pagkakakilanlan ng mga partido. Nakita rin ang mga inkonsistensya sa petsa ng dokumento – 1994 daw ginawa, 1995 na-notaryo, pero nakatala sa notarial book bilang Series of 1992.

Inirekomenda ng IBP na kanselahin ang notarial commission ni Atty. Rinen at suspendihin siya sa notarial practice ng isang taon. Kinatigan ito ng Korte Suprema. Ayon sa Korte, “In the present case, Atty. Rinen did not deny his failure to personally verify the identity of all parties who purportedly signed the subject document and whom, as he claimed, appeared before him on April 7, 1994.” Dagdag pa ng Korte, “Clearly, there was a failure on the part of Atty. Rinen to exercise the due diligence that was required of him as a notary public ex-officio.”

Praktikal na Aral mula sa Kaso

Ang kasong Talisic vs. Rinen ay nagpapaalala sa atin ng ilang mahahalagang aral:

* **Mahalaga ang Tungkulin ng Notaryo Publiko:** Hindi basta pirma lang ang notaryo. Sila ay may tungkuling siguraduhin ang legalidad at katotohanan ng mga dokumento. Ang kanilang pagkakamali ay maaaring magdulot ng malaking problema sa mga partido.
* **Personal na Pagharap sa Notaryo:** Mahalaga na personal na humarap ang lahat ng partido sa notaryo publiko. Hindi sapat na ipagawa lang sa iba ang pag-notaryo. Dapat tiyakin ng notaryo na kilala niya ang mga humaharap sa kanya at kusang loob nilang pinirmahan ang dokumento.
* **Pagpapatunay ng Pagkakakilanlan:** Dapat maging maingat ang notaryo sa pagpapatunay ng pagkakakilanlan ng mga partido. Hindi sapat ang basta tingin lang. Maaaring humingi ng ID o iba pang dokumento para masiguro na tama ang pagkakakilanlan.
* **Pananagutan ng Notaryo:** May pananagutan ang notaryo publiko sa kanilang pagkakamali. Maaari silang masuspinde o tanggalan ng lisensya kung mapatunayang nagpabaya sila sa kanilang tungkulin.

**Mahahalagang Aral:**

* Pumili ng maingat at responsableng notaryo publiko.
* Siguraduhing personal na humarap sa notaryo at dalhin ang mga kinakailangang dokumento para sa pagpapatunay ng pagkakakilanlan.
* Basahing mabuti ang dokumento bago pirmahan sa harap ng notaryo.
* Kung may duda sa legalidad ng dokumento, kumonsulta agad sa abogado.

Mga Madalas Itanong (FAQs)

**Tanong 1: Ano ang mangyayari kung ang dokumento ko ay na-notaryo ng isang notaryo na suspendido o walang lisensya?**

**Sagot:** Maaaring kwestyunable ang legalidad ng dokumento. Hindi ito maituturing na public document at maaaring hindi tanggapin sa korte bilang ebidensya nang walang karagdagang patunay.

**Tanong 2: Kailangan ba talaga na personal akong humarap sa notaryo? Hindi ba pwedeng ipadala ko na lang ang dokumento?**

**Sagot:** Oo, kailangan ang personal na pagharap. Isa ito sa mga pangunahing tungkulin ng notaryo – ang patunayan na ang taong lumagda sa dokumento ay siya nga mismo at kusang loob niya itong ginawa.

**Tanong 3: Ano ang dapat kong gawin kung sa tingin ko ay peke ang notaryo pirma sa dokumento ko?**

**Sagot:** Maaari kang magsumite ng reklamo sa Integrated Bar of the Philippines (IBP) o sa korte. Maaari ring ipa-imbestigahan ang dokumento para malaman kung peke nga ang pirma ng notaryo.

**Tanong 4: Magkano ang karaniwang notaryo fee?**

**Sagot:** Ang notaryo fee ay depende sa uri ng dokumento at sa notaryo publiko. May mga guidelines ang IBP tungkol sa notaryo fees, ngunit maaaring magkaiba-iba pa rin ito.

**Tanong 5: Paano ko masisiguro na lehitimo ang notaryo publiko na pupuntahan ko?**

**Sagot:** Maaaring magtanong sa IBP o sa korte kung rehistrado at may lisensya ang isang notaryo publiko. Karaniwan din na may mga ID at certificate of commission na naka-display sa opisina ng notaryo.

May katanungan ka pa ba tungkol sa notarization at tungkulin ng notaryo publiko? Ang ASG Law ay eksperto sa mga usaping legal tungkol sa dokumento at pagpapatunay nito. Huwag mag-atubiling kumonsulta sa amin. Magpadala ng email sa hello@asglawpartners.com o makipag-ugnayan dito para sa konsultasyon. Kami sa ASG Law ay handang tumulong sa iyo.