ASG Law

Tag: COA Circular No. 2006-01

  • Resibo Kumpara sa Sertipikasyon: Kailangan Ba Talaga ang Resibo Para sa Reimbursement ng Gastos sa Gobyerno?

    n

    Mahalaga ang Resibo: Hindi Sapat ang Sertipikasyon Para sa Reimbursement sa Gobyerno

    n

    G.R. No. 198271, April 01, 2014

    n

    nINTRODUKSYONn

    n

    nNaranasan mo na bang mag-reimburse ng gastos sa iyong trabaho sa gobyerno? Madalas, kailangan natin gumastos muna mula sa sariling bulsa para sa mga official business. Pero para mabawi ang perang ito, kailangan nating magsumite ng mga dokumento. Isang karaniwang tanong ay, sapat na ba ang sertipikasyon na tayo mismo ang gumastos, o kailangan talaga ng resibo? Ito ang sentro ng kaso ng Espinas vs. Commission on Audit (COA). Nais ng mga opisyal ng Local Water Utilities Administration (LWUA) na ma-reimburse ang kanilang extraordinary and miscellaneous expenses (EME) gamit lamang ang sertipikasyon. Ngunit hindi ito pinayagan ng COA. Ang pangunahing tanong dito: tama ba ang COA na hindi tanggapin ang sertipikasyon bilang sapat na dokumento para sa reimbursement?n

    n

    nLEGAL NA KONTEKSTOn

    n

    nSa Pilipinas, ang Commission on Audit (COA) ang may pangunahing responsibilidad na bantayan ang paggastos ng pondo ng gobyerno. Ito ay ayon sa Seksyon 2, Artikulo IX-D ng 1987 Konstitusyon ng Pilipinas, na nagbibigay sa COA ng “eksklusibong awtoridad” na magpasiya sa saklaw ng audit nito at magpalabas ng mga panuntunan sa accounting at auditing. Kasama rito ang pagpigil at pag-disallow ng mga gastusing “irregular, unnecessary, excessive, extravagant, or unconscionable.”n

    n

    nPara masigurong wasto ang paggastos, nagpalabas ang COA ng iba’t ibang circular. Isa na rito ang CoA Circular No. 2006-01, na partikular na tumutukoy sa mga panuntunan sa disbursement ng Extraordinary and Miscellaneous Expenses (EME) sa mga Government-Owned and Controlled Corporations (GOCCs) at Government Financial Institutions (GFIs). Ayon sa circular na ito, para ma-reimburse ang EME, kailangan itong suportahan ng “resibo at/o iba pang dokumento na nagpapatunay ng disbursement.” Ang eksaktong teksto mula sa CoA Circular No. 2006-01 ay:n

    n

    n

    n“claim for reimbursement of such expenses shall be supported by receipts and/or other documents evidencing disbursements.”n

    n

    n

    nDito lumalabas ang problema. Ano ba ang ibig sabihin ng “other documents evidencing disbursements”? Pwede bang isama rito ang sertipikasyon na gawa mismo ng opisyal na nag-claim ng reimbursement? Dati, sa ilalim ng CoA Circular No. 89-300 at Government Accounting and Auditing Manual, Volume I (GAAM – Vol. I), pinapayagan ang sertipikasyon “in lieu thereof” o kapalit ng resibo, lalo na kung mahirap kumuha ng resibo. Ngunit ang CoA Circular No. 2006-01 ay hindi binabanggit ang sertipikasyon bilang alternatibong dokumento.n

    n

    nPAGBUKAS NG KASOn

    n

    nMula Enero hanggang Disyembre 2006, nag-file ng reimbursement claims para sa EME ang mga department manager ng LWUA, kasama na sina Arnaldo Espinas, Lilian Asprer, at Eleanora de Jesus. Ang ginamit nilang suportang dokumento ay sertipikasyon na sila ay gumastos para sa EME. Ayon sa kanila, pasok naman ito sa budget na inaprubahan ng LWUA Board of Trustees at Department of Budget and Management.n

    n

    nNgunit sa audit ng COA, napansin na ang reimbursement claims na nagkakahalaga ng P13,110,998.26 ay sinuportahan lamang ng sertipikasyon, at walang resibo o ibang dokumento na nagpapatunay ng disbursement. Dahil dito, nag-isyu ang COA ng Notice of Disallowance No. 09-001-GF(06) noong July 21, 2009, na nagbabawal sa reimbursement dahil hindi umano sumusunod sa CoA Circular No. 2006-01.n

    n

    nUmapela ang mga opisyal ng LWUA sa COA Cluster Director, at pagkatapos ay sa Commission Proper. Ang pangunahing argumento nila: ang sertipikasyon ay dapat tanggapin bilang “other documents evidencing disbursements,” lalo na dahil dati naman itong pinapayagan. Iginiit din nila na hindi makatarungan ang CoA Circular No. 2006-01 dahil mas mahigpit ito sa GOCCs kumpara sa National Government Agencies (NGAs) na pinapayagan pa rin ang sertipikasyon.n

    n

    nNarito ang ilan sa mga mahahalagang punto sa argumento ng mga petisyoner:

    n

      n

    • Ang sertipikasyon ay dapat ituring na “other documents evidencing disbursements.”

      • n

    • Ang CoA Circular No. 2006-01 ay lumalabag sa equal protection clause dahil mas mahigpit ito sa GOCCs kaysa NGAs.

      • n

    • Ang CoA Circular No. 2006-01 ay hindi nai-publish kaya hindi ito enforceable.

      • n

    n

    nDESISYON NG KORTE SUPREMAn

    n

    nUmakyat ang kaso sa Korte Suprema. Sinuri ng Korte Suprema kung nagkamali ba ang COA sa pag-disallow sa reimbursement claims ng mga opisyal ng LWUA. Ayon sa Korte Suprema, walang grave abuse of discretion ang COA. Tama ang COA na hindi tanggapin ang sertipikasyon bilang sapat na dokumento para sa reimbursement sa ilalim ng CoA Circular No. 2006-01.n

    n

    nNarito ang ilan sa mga mahahalagang rason ng Korte Suprema:

    n

      n

    1. Ang “other documents” ay dapat “evidencing disbursements.” Ayon sa diksyunaryo, ang “disbursement” ay nangangahulugang “to pay out.” Ang sertipikasyon ay hindi nagpapatunay na may pagbabayad na nangyari. Sinasabi lang nito na gumastos ang opisyal, pero walang patunay na talagang may binayaran. Sabi ng Korte Suprema: “However, an examination of the sample ‘certification’ attached to the petition does not, by any means, fit this description. The signatory therein merely certifies that he/she has spent, within a particular month, a certain amount for meetings, seminars, conferences, official entertainment, public relations, and the like…”

      2. n

    2. Magkaiba ang panuntunan para sa NGAs at GOCCs. Ang CoA Circular No. 89-300 at GAAM – Vol. I na pinapayagan ang sertipikasyon ay para lamang sa NGAs, hindi sa GOCCs. Ang CoA Circular No. 2006-01 ay partikular na ginawa para sa GOCCs at GFIs. May makatwirang dahilan para magkaiba ang panuntunan dahil ang budget ng NGAs ay galing sa General Appropriations Act (GAA) na aprubado ng Kongreso, samantalang ang budget ng GOCCs ay aprubado ng sarili nilang board. Kaya mas mahigpit ang COA sa GOCCs para maiwasan ang maling paggastos. Ayon sa Korte Suprema: “Based on the foregoing, it is readily apparent that petitioners’ reliance on Section 397 of GAAM – Vol. I and Item III(4) of CoA Circular No. 89-300 was improper…”

      3. n

    3. Hindi lumalabag sa equal protection clause. May substantial distinction sa pagitan ng NGAs at GOCCs kaya makatwiran na magkaroon ng magkaibang panuntunan. Ang layunin ng CoA Circular No. 2006-01 ay para mas mahigpit na masubaybayan ang paggastos ng GOCCs.

      4. n

    n

    nPRAKTIKAL NA ARALn

    n

    nAno ang ibig sabihin ng desisyon na ito para sa atin? Una, napakahalaga ng resibo. Kung ikaw ay nagtatrabaho sa gobyerno, lalo na sa GOCC o GFI, at kailangan mong mag-reimburse ng gastos, siguraduhing mayroon kang resibo o iba pang dokumento na nagpapatunay na talagang may pagbabayad na nangyari. Hindi sapat ang sertipikasyon mo lamang. Pangalawa, dapat nating alamin at sundin ang mga panuntunan ng COA, lalo na ang mga circular na partikular na para sa ating ahensya. Hindi porke dati pinapayagan ang isang bagay ay pwede na rin ngayon.n

    n

    nMGA MAHAHALAGANG ARALn

    n

      n

    • Resibo ang Kailangan: Para sa reimbursement ng EME sa GOCCs at GFIs, resibo o iba pang dokumento na nagpapatunay ng disbursement ang kailangan, hindi sapat ang sertipikasyon lamang.

      • n

    • Sundin ang CoA Circular No. 2006-01: Ang circular na ito ang partikular na panuntunan para sa EME reimbursement sa GOCCs at GFIs.

      • n

    • Alamin ang Panuntunan para sa Ahensya Mo: Magkaiba ang panuntunan para sa NGAs at GOCCs/GFIs. Alamin kung ano ang applicable sa iyong ahensya.

      • n

    • Importante ang Dokumentasyon: Laging magtago ng resibo at iba pang dokumento para sa lahat ng official expenses.

      • n

    n

    nMGA KARANIWANG TANONG (FAQ)n

    n

    nTanong 1: Ano ang ibig sabihin ng Extraordinary and Miscellaneous Expenses (EME)?n

    n

    nSagot: Ito ay mga gastusin na hindi karaniwan at iba-iba, na kinakailangan para sa operasyon ng isang ahensya ng gobyerno. Kasama rito ang gastos para sa official entertainment, seminars, conferences, at iba pa.n

    n

    nTanong 2: Kung walang resibo, wala na bang chance ma-reimburse?n

    n

    nSagot: Ayon sa CoA Circular No. 2006-01, kailangan ng “resibo at/o other documents evidencing disbursements.” Kung talagang walang resibo, dapat may iba pang dokumento na malinaw na nagpapatunay na may pagbabayad na nangyari. Ngunit mas mabuti pa rin kung may resibo.n

    n

    nTanong 3: Paano kung nawala ang resibo?n

    n

    nSagot: Mas mahirap ito. Subukang kumuha ng duplicate copy mula sa pinagbilhan. Kung hindi talaga posible, kumonsulta sa accounting department ng inyong ahensya kung ano ang pwedeng gawin na alternatibong dokumento.n

    n

    nTanong 4: Pareho lang ba ang panuntunan sa reimbursement sa lahat ng ahensya ng gobyerno?n

    n

    nSagot: Hindi. Magkaiba ang panuntunan para sa NGAs at GOCCs/GFIs. Kaya mahalagang alamin kung ano ang panuntunan na applicable sa iyong ahensya.n

    n

    nTanong 5: Saan makikita ang CoA Circular No. 2006-01?n

    n

    nSagot: Maaaring mag-search online sa website ng COA o kaya ay magtanong sa inyong accounting department.n

    n

    n
    May katanungan ka ba tungkol sa reimbursement at panuntunan ng COA? Ang ASG Law ay eksperto sa mga usaping legal patungkol sa gobyerno at regulasyon. Para sa konsultasyon, maaari kang makipag-ugnayan sa amin sa pamamagitan ng email: hello@asglawpartners.com o bisitahin ang aming contact page dito.n

    nn

    n n
    Source: Supreme Court E-Libraryn
    This page was dynamically generatedn
    by the E-Library Content Management System (E-LibCMS)     nn