ASG Law

Tag: Circular No. 1-90

  • Huwes Bawal Mag-Notaryo ng Affidavit ng Cohabitation para sa Sariling Kinakasal: Ano ang Dapat Malaman?

    Hindi Maaaring Notaryohan ng Huwes ang Affidavit ng Cohabitation para sa Kanilang Ikakasal

    A.M. No. MTJ-14-1842 [Formerly OCA IPI No. 12-2491-MTJ], February 24, 2014

    Ang desisyong ito mula sa Korte Suprema ay naglilinaw sa limitasyon ng kapangyarihan ng mga huwes ng Municipal Trial Court (MTC) bilang notaryo publiko ex officio. Madalas na itinatanong kung maaari bang notaryohan ng huwes ang affidavit ng cohabitation ng mga magpapakasal sa kanila. Sa kasong ito, mariing sinagot ng Korte Suprema ang katanungang ito: hindi maaari.

    Panimula

    Isipin ang isang magkasintahan na nagbabalak magpakasal. Dahil sila ay matagal nang nagsasama bilang mag-asawa, sila ay exempted sa pagkuha ng marriage license. Sa halip, kailangan nilang magsumite ng affidavit ng cohabitation. Karaniwan na sa mga ganitong sitwasyon, nagtatanong sila kung maaari bang sa huwes na mismo na magkakasal sa kanila kumuha ng serbisyo para sa affidavit na ito, para mas madali at mukhang mas mura. Ngunit, ayon sa Korte Suprema sa kasong Tupal vs. Judge Rojo, ito ay hindi tama at labag sa alituntunin.

    Ang kasong ito ay isinampa ni Rex M. Tupal laban kay Judge Remegio V. Rojo ng Municipal Trial Court in Cities (MTCC) Branch 5, Bacolod City. Inireklamo ni Tupal si Judge Rojo dahil umano sa paglabag sa Code of Judicial Conduct at sa gross ignorance of the law. Ang reklamo ay nag-ugat sa alegasyon na si Judge Rojo ay nagkakasal nang walang marriage license, at sa halip ay nagno-notaryo ng mga affidavit ng cohabitation para sa mga ikinakasal niya mismo, at ginagawa pa ito sa araw mismo ng kasal. Ayon kay Tupal, laganap daw ang ganitong “package marriages” sa Bacolod City.

    Legal na Konteksto: Kapangyarihan ng Huwes Bilang Notaryo Publiko Ex Officio

    Upang lubos na maunawaan ang desisyon sa kasong ito, mahalagang alamin ang saklaw ng kapangyarihan ng mga huwes bilang notaryo publiko ex officio. Ayon sa Circular No. 1-90 na inilabas ng Korte Suprema noong February 26, 1990, ang mga huwes ng MTC at MCTC ay may kapangyarihang maging notaryo publiko ex officio. Ang “ex officio” ay nangangahulugang dahil sa kanilang posisyon bilang huwes.

    Ngunit, hindi ito nangangahulugan na malawak at walang limitasyon ang kanilang kapangyarihan bilang notaryo. May mga kwalipikasyon at limitasyon ang Korte Suprema na itinakda. Ayon sa Circular No. 1-90:

    MTC and MCTC judges may act as notaries public ex officio in the notarization of documents connected only with the exercise of their official functions and duties x x x. They may not, as notaries public ex officio, undertake the preparation and acknowledgment of private documents, contracts and other acts of conveyances which bear no direct relation to the performance of their functions as judges.

    Ibig sabihin, maaari lamang mag-notaryo ang mga huwes ex officio ng mga dokumentong kaugnay lamang ng kanilang opisyal na tungkulin bilang huwes. Hindi sila maaaring mag-notaryo ng mga pribadong dokumento na walang direktang kinalaman sa kanilang tungkulin bilang huwes.

    Bukod pa rito, maaari lamang silang mag-notaryo ex officio kung walang abogado o notaryo publiko sa kanilang nasasakupang munisipyo. Kung magno-notaryo sila ex officio, kailangan nilang magpatunay sa dokumento na walang abogado o notaryo publiko sa lugar na iyon. Lahat ng notary fees na makukuha nila ay dapat mapunta sa gobyerno.

    Sa madaling salita, ang kapangyarihan ng huwes bilang notaryo publiko ex officio ay limitado lamang at nakakabit sa kanilang tungkulin bilang huwes.

    Pagbusisi sa Kaso: Tupal vs. Judge Rojo

    Sa kasong ito, si Judge Rojo ay inireklamo dahil sa pagno-notaryo niya ng mga affidavit ng cohabitation para sa mga magpapakasal sa kanya. Hindi itinanggi ni Judge Rojo ang alegasyon. Depensa niya, ang pagno-notaryo ng affidavit ng cohabitation ay konektado raw sa kanyang tungkulin bilang huwes na nagkakasal. Dagdag pa niya, walang direktang pagbabawal sa Guidelines on the Solemnization of Marriage by the Members of the Judiciary na nagbabawal sa mga huwes na mag-notaryo ng affidavit ng cohabitation.

    Ayon kay Judge Rojo, ginagawa rin daw ito ng ibang mga huwes sa Bacolod at Talisay City. Sinabi pa niya na ginawa lamang niya ito sa “good faith” at walang masamang intensyon.

    Ngunit, hindi pabor ang Office of the Court Administrator (OCA) sa depensa ni Judge Rojo. Ayon sa OCA, ang affidavit ng cohabitation ay hindi dokumentong konektado sa opisyal na tungkulin ng huwes bilang tagapagkasal. Inirekomenda ng OCA na mapatawan ng multa si Judge Rojo.

    Sumang-ayon ang Korte Suprema sa findings ng OCA. Ayon sa Korte Suprema, nilabag ni Judge Rojo ang Circular No. 1-90 at ang 2004 Rules on Notarial Practice. Binigyang-diin ng Korte Suprema ang limitasyon ng kapangyarihan ng huwes bilang notaryo publiko ex officio.

    Sabi ng Korte Suprema:

    Judge Rojo notarized affidavits of cohabitation, which were documents not connected with the exercise of his official functions and duties as solemnizing officer. He also notarized affidavits of cohabitation without certifying that lawyers or notaries public were lacking in his court’s territorial jurisdiction. Thus, Judge Rojo violated Circular No. 1-90.

    Ipinaliwanag pa ng Korte Suprema na ang tungkulin ng huwes sa affidavit ng cohabitation ay suriin lamang ito upang matiyak kung ang magpapakasal ay talagang nagsama na nang limang taon at walang legal na hadlang sa pagpapakasal. Hindi kasama sa tungkulin ng huwes ang pagno-notaryo ng affidavit na ito.

    Dagdag pa ng Korte Suprema, kung ang huwes mismo ang nag-notaryo ng affidavit, mawawalan siya ng objectivity sa pagsusuri nito. Hindi maaasahan na aaminin niya na may mali sa affidavit na kanya mismong notaryado.

    Binigyang-diin din ng Korte Suprema na nilabag din ni Judge Rojo ang 2004 Rules on Notarial Practice dahil hindi niya kinilala nang personal ang mga nag-affidavit o kaya ay hindi humingi ng competent evidence of identity. Hindi rin niya nilagyan ng judicial seal ang mga affidavit.

    Dahil dito, napatunayan ng Korte Suprema na si Judge Rojo ay guilty sa gross ignorance of the law at paglabag sa New Code of Judicial Conduct. Sinuspinde siya ng Korte Suprema ng anim na buwan nang walang sweldo.

    Praktikal na Implikasyon: Ano ang Dapat Gawin?

    Ang desisyon sa kasong Tupal vs. Judge Rojo ay nagbibigay ng malinaw na gabay para sa mga huwes at sa publiko. Narito ang ilang praktikal na implikasyon:

    • Para sa mga Huwes: Mahalagang tandaan ng mga huwes na limitado lamang ang kanilang kapangyarihan bilang notaryo publiko ex officio. Hindi nila maaaring notaryohan ang mga dokumentong hindi direktang konektado sa kanilang opisyal na tungkulin bilang huwes. Pagdating sa kasal, hindi nila maaaring notaryohan ang affidavit ng cohabitation ng mga magpapakasal sa kanila. Dapat nilang sundin ang Circular No. 1-90 at ang 2004 Rules on Notarial Practice.
    • Para sa mga Magpapakasal: Kung kayo ay magpapakasal at kailangan ninyo ng affidavit ng cohabitation, huwag kayong pumayag na sa huwes na magkakasal sa inyo kumuha ng notaryo para sa affidavit na ito. Humanap kayo ng ibang notaryo publiko. Ito ay upang maiwasan ang anumang problema legal sa hinaharap.

    Susing Aral

    • Hindi maaaring notaryohan ng huwes ang affidavit ng cohabitation ng mga magpapakasal sa kanila.
    • Ang kapangyarihan ng huwes bilang notaryo publiko ex officio ay limitado lamang sa mga dokumentong konektado sa kanilang opisyal na tungkulin.
    • Mahalagang sundin ng mga huwes ang Circular No. 1-90 at ang 2004 Rules on Notarial Practice.
    • Para sa mga magpapakasal, kumuha ng ibang notaryo publiko para sa affidavit ng cohabitation.

    Mga Madalas Itanong (FAQ)

    Tanong 1: Maaari bang mag-notaryo ang huwes ng kahit anong dokumento?
    Sagot: Hindi. Limitado lamang ang kapangyarihan ng huwes bilang notaryo publiko ex officio. Maaari lamang siyang mag-notaryo ng mga dokumentong konektado sa kanyang opisyal na tungkulin bilang huwes.

    Tanong 2: Ano ang mangyayari kung notaryohan ng huwes ang affidavit ng cohabitation ng kanyang ikakasal?
    Sagot: Maaaring maharap ang huwes sa disciplinary action, tulad ng kaso ni Judge Rojo. Maaari siyang mapatawan ng multa o suspensyon.

    Tanong 3: Saan dapat kumuha ng notaryo para sa affidavit ng cohabitation?
    Sagot: Maaaring kumuha ng serbisyo ng notaryo publiko sa mga pribadong abogado na notaryo publiko o sa ibang awtorisadong mag-notaryo.

    Tanong 4: Ano ang marriage license at affidavit of cohabitation?
    Sagot: Ang marriage license ay isang dokumento na kinakailangan bago makapagpakasal. Ngunit, kung ang magpapakasal ay nagsasama na bilang mag-asawa nang limang taon o higit pa at walang legal na hadlang sa pagpapakasal, sila ay exempted sa marriage license. Sa halip, kailangan nilang magsumite ng affidavit ng cohabitation na nagpapatunay na sila ay nagsasama na nang limang taon.

    Tanong 5: Ano ang layunin ng Circular No. 1-90?
    Sagot: Layunin ng Circular No. 1-90 na limitahan ang kapangyarihan ng mga huwes bilang notaryo publiko ex officio upang hindi sila makipagkumpitensya sa mga pribadong abogado at notaryo publiko.

    Nalilito ka ba sa batas tungkol sa notaryo publiko at kasal? Ang ASG Law ay eksperto sa mga usaping legal na ito. Kung kailangan mo ng konsultasyon o legal na representasyon, makipag-ugnayan sa amin o bumisita dito para sa karagdagang impormasyon. Handa kaming tumulong sa iyo!




    Source: Supreme Court E-Library

    This page was dynamically generated

    by the E-Library Content Management System (E-LibCMS)

  • Limitasyon sa Notaryo Publiko Ex Officio ng mga Huwes sa Pilipinas: Pagtalakay sa Kaso ni Simon v. Aragon

    Hanggang Saan ang Kapangyarihan ng Huwes Bilang Notaryo Publiko Ex Officio?

    n

    [ A.M. No. MTJ-05-1576 (OCA-IPI No. 02-1323-MTJ), February 03, 2005 ]

    nn

    Ang pangangailangan para sa serbisyo ng notaryo publiko ay madalas na lumalabas sa iba’t ibang transaksyon, mula sa pagpapatotoo ng mga dokumento hanggang sa pagpapatibay ng mga kontrata. Ngunit alam mo ba na hindi lahat ng nanunungkulan sa pamahalaan ay awtorisadong magsagawa nito? Ang kasong Victorino Simon v. Judge Alipio M. Aragon ay nagbibigay linaw sa limitasyon ng kapangyarihan ng mga huwes bilang notaryo publiko ex officio, at kung kailan sila maaaring managot sa paglampas sa kanilang awtoridad.

    nn

    Sa kasong ito, inireklamo si Judge Alipio M. Aragon dahil sa pag-notaryo ng mga pribadong dokumento na walang kinalaman sa kanyang tungkulin bilang huwes. Ang sentro ng usapin ay kung lumabag ba si Judge Aragon sa mga panuntunan hinggil sa pagganap ng mga huwes bilang notaryo publiko ex officio, at kung ano ang mga implikasyon nito sa kanyang panunungkulan.

    nn

    Ang Legal na Batayan ng Notaryo Publiko Ex Officio para sa mga Huwes

    n

    Ang kapangyarihan ng mga huwes ng Municipal Trial Court (MTC) at Municipal Circuit Trial Court (MCTC) na gumanap bilang notaryo publiko ex officio ay nagmula sa Seksiyon 76 ng Republic Act No. 296, o ang Judiciary Act of 1948, at Seksiyon 242 ng Revised Administrative Code. Ang konsepto ng “ex officio” ay nangangahulugan na ang isang tao ay humahawak ng isang posisyon dahil sa kanyang pagiging opisyal sa ibang kapasidad. Sa kontekstong ito, ang mga huwes ay pinapayagang mag-notaryo dahil sa kanilang posisyon bilang hukom, ngunit may limitasyon ito.

    nn

    Nilinaw ng Korte Suprema sa Circular No. 1-90 ang saklaw ng kapangyarihang ito. Ayon sa circular na ito:

    nn

    “MTC and MCTC judges may act as Notaries Public ex officio in the notarization of documents connected only with the exercise of their official functions and duties. They may not, as Notaries Public ex officio, undertake the preparation and acknowledgment of private documents, contracts and other acts of conveyances which bear no direct relation to the performance of their functions as judges.”

    nn

    Ibig sabihin, ang mga huwes ay maaari lamang mag-notaryo ng mga dokumento na may direktang kaugnayan sa kanilang opisyal na tungkulin bilang huwes. Hindi sila pinapayagang mag-notaryo ng mga pribadong dokumento tulad ng deeds of sale, affidavits, at iba pang kontrata na walang koneksyon sa kanilang pagiging hukom. Gayunpaman, mayroong eksepsiyon.

    nn

    Dahil sa realidad na maraming munisipalidad sa Pilipinas ang walang abogado o notaryo publiko, pinayagan ng Korte Suprema ang mga huwes sa mga lugar na ito na gumanap bilang notaryo publiko ex officio para sa mas malawak na saklaw. Ngunit may dalawang kondisyon:

    nn

      n

    1. Ang lahat ng bayarin sa notaryo ay dapat mapunta sa gobyerno at ibigay sa municipal treasurer.

      2. n

    2. Dapat maglagay ng sertipikasyon sa dokumentong notarisado na nagpapatunay na walang abogado o notaryo publiko sa munisipalidad o circuit na iyon.

      3. n

    nn

    Kung wala ang dalawang kondisyon na ito, ang pag-notaryo ng huwes sa pribadong dokumento ay labag sa panuntunan.

    nn

    Ang Reklamo Laban kay Judge Aragon at ang Pasiya ng Korte Suprema

    n

    Si Victorino Simon ay naghain ng reklamo laban kay Judge Aragon dahil umano sa ilegal na pag-notaryo ng mga pribadong dokumento. Ayon kay Simon, si Judge Aragon ay nag-notaryo ng iba’t ibang pribadong dokumento mula 1986 hanggang 2000, at karamihan sa mga dokumentong ito ay walang sertipikasyon na nagpapatunay na walang ibang notaryo publiko sa San Pablo, Isabela.

    nn

    Depensa ni Judge Aragon, ginawa niya lamang ito dahil walang abogado o notaryo publiko sa San Pablo mula 1983 hanggang 1992. Sinabi rin niya na nang malaman niya ang Circular No. 1-90 noong 1993, agad siyang tumigil sa pag-notaryo ng mga pribadong dokumento. Idinagdag pa niya na hindi siya nakinabang sa pag-notaryo dahil ang mga bayarin ay ibinabayad sa Municipal Treasurer.

    nn

    Ang kaso ay iniimbestigahan ni Judge Isaac R. De Alban ng Regional Trial Court. Natuklasan ni Judge Alban na si Judge Aragon ay lumabag nga sa Circular No. 1-90 dahil sa pag-notaryo ng mga pribadong dokumento na walang sertipikasyon. Gayunpaman, iminungkahi niya na ang Circular No. 1-90 ay dapat lamang ipatupad simula noong Pebrero 26, 1990, ang petsa ng promulgasyon nito.

    nn

    Sumang-ayon ang Office of the Court Administrator (OCA) sa findings ni Judge Alban. Sa pagrepaso ng Korte Suprema sa kaso, kinatigan nito ang rekomendasyon ng OCA.

    nn

    Binigyang-diin ng Korte Suprema ang nilalaman ng Circular No. 1-90, na malinaw na naglilimita sa kapangyarihan ng mga huwes bilang notaryo publiko ex officio. Ayon sa Korte:

    nn

    “MTC and MCTC judges may act as Notaries Public ex officio in the notarization of documents connected only with the exercise of their official functions and duties… They may not, as Notaries Public ex officio, undertake the preparation and acknowledgment of private documents, contracts and other acts of conveyances which bear no direct relation to the performance of their functions as judges.”

    nn

    Bagama’t kinilala ng Korte Suprema na hindi dapat managot si Judge Aragon para sa mga dokumentong notarisado bago ang Pebrero 26, 1990, natuklasan na mayroon siyang pitong (7) pribadong dokumento na notarisado pagkatapos ng petsang ito na walang kinakailangang sertipikasyon. Kabilang dito ang mga sumusunod na dokumento na may petsa pagkatapos ng Pebrero 26, 1990:

    nn

      n

    • Deed of Absolute Sale (Enero 28, 1991)

      • n

    • Affidavit of Extrajudicial Settlement (Marso 8, 1991)

      • n

    • Affidavit of Extrajudicial Settlement (Marso 25, 1991)

      • n

    • Extrajudicial Settlement of Estate and Sale (Mayo 21, 1991)

      • n

    • Affidavit (Pebrero 5, 1996)

      • n

    • Affidavit of Waiver of Rights (Pebrero 5, 1996)

      • n

    • Affidavit (Pebrero 2, 2000)

      • n

    nn

    Dahil dito, napatunayan ng Korte Suprema na lumampas si Judge Aragon sa kanyang awtoridad bilang notaryo publiko ex officio. Binanggit ng Korte ang kasong Doughlas v. Lopes, Jr. kung saan pinagmulta ang isang huwes ng P1,000.00 para sa katulad na paglabag. Dahil pitong beses lumabag si Judge Aragon, pinagmulta siya ng Korte Suprema ng pitong libong piso (P7,000.00).

    nn

    Praktikal na Implikasyon ng Kaso

    n

    Ang kasong Simon v. Aragon ay nagpapaalala sa lahat ng huwes, partikular na sa MTC at MCTC, na ang kanilang kapangyarihan bilang notaryo publiko ex officio ay limitado. Hindi nila maaaring gamitin ang posisyong ito para mag-notaryo ng mga pribadong dokumento na walang kaugnayan sa kanilang tungkulin, maliban na lamang kung may sertipikasyon na walang ibang notaryo publiko sa kanilang lugar at ang mga bayarin ay mapupunta sa gobyerno.

    nn

    Para sa publiko, mahalagang malaman na hindi lahat ng huwes ay awtorisadong mag-notaryo ng lahat ng uri ng dokumento. Kung kinakailangan ang serbisyo ng notaryo publiko para sa pribadong dokumento, mas mainam na humanap ng abogado na notaryo publiko o kaya ay siguraduhin na ang huwes na magno-notaryo ay sumusunod sa mga panuntunan ng Circular No. 1-90.

    nn

    Mga Mahalagang Aral

    n

      n

    • Ang mga huwes ng MTC at MCTC ay may limitadong kapangyarihan bilang notaryo publiko ex officio.

      • n

    • Maaari lamang silang mag-notaryo ng mga dokumento na may kaugnayan sa kanilang opisyal na tungkulin, maliban kung walang ibang notaryo publiko sa lugar at may sertipikasyon.

      • n

    • Ang paglabag sa Circular No. 1-90 ay maaaring magresulta sa disciplinary action laban sa huwes.

      • n

    • Ang publiko ay dapat maging maingat at alamin ang limitasyon ng kapangyarihan ng mga huwes bilang notaryo publiko ex officio.

      • n

    nn

    Mga Madalas Itanong (FAQ)

    nn

    Tanong 1: Maaari bang mag-notaryo ng Deed of Sale ang huwes?

    n

    Sagot: Hindi po, maliban na lamang kung ito ay konektado sa kanyang opisyal na tungkulin o kung walang ibang notaryo publiko sa lugar at may sertipikasyon na naaayon sa Circular No. 1-90.

    nn

    Tanong 2: Ano ang Circular No. 1-90?

    n

    Sagot: Ito ay isang circular ng Korte Suprema na naglilinaw sa limitasyon ng kapangyarihan ng mga huwes ng MTC at MCTC bilang notaryo publiko ex officio.

    nn

    Tanong 3: Ano ang ibig sabihin ng