Ang Mahalagang Tungkulin ng Notaryo Publiko at ang Panganib ng Paglabag sa Notarial Rules

Ledesma D. Sanchez v. Atty. Carlito R. Inton, A.C. No. 12455, November 05, 2019

Ang pagpapatunay ng mga dokumento ay isang karaniwang gawain na maraming Pilipino ang nakaka-experience. Ngunit, ano ang mangyayari kung ang notaryo publiko ay hindi sumusunod sa mga tuntunin ng notarial practice? Ang kasong ito ay nagbibigay-diin sa mga panganib na maaaring harapin ng mga abogado at kanilang mga kliyente kapag hindi naipatupad nang tama ang mga tuntunin ng notarial practice.

Ang kasong ito ay tungkol kay Ledesma D. Sanchez na nagreklamo laban kay Atty. Carlito R. Inton dahil sa hindi pagtupad sa 2004 Rules on Notarial Practice. Ang pangunahing tanong ay kung paano nakakaapekto ang ganitong uri ng paglabag sa integridad ng mga notarized document at sa propesyon ng abogasiya.

Ang Legal na Konteksto ng Notarial Practice

Ang notarial practice sa Pilipinas ay nire-regulate ng 2004 Rules on Notarial Practice na inilabas ng Supreme Court. Ang mga tuntunin na ito ay naglalayong siguruhin na ang mga notarized document ay mayroong legal na bisa at integridad.

Ang notarization ay isang proseso kung saan ang notaryo publiko ay nagpapatunay na ang mga pirma sa dokumento ay tunay at na ang mga taong lumagda ay personal na lumitaw sa harap niya. Ang jurat ay bahagi ng notarial certificate na naglalaman ng mga detalye tungkol sa pagpapatunay, kabilang ang mga detalye ng competent evidence of identity ng mga lumagda.

Ang competent evidence of identity ay maaaring isang kasalukuyang dokumento ng pagkakakilanlan na mayroong litrato at pirma ng indibidwal, o isang panunumpa o pagpapatotoo ng isang credible witness na hindi privy sa dokumento. Ang mga tuntuning ito ay mahalaga upang maiwasan ang pagsisinungaling at pagsira sa integridad ng mga notarized document.

Ang Section 2 (b), Rule IV ng 2004 Rules on Notarial Practice ay nagsasaad na ang notaryo publiko ay hindi dapat mag-notarize ng dokumento maliban kung ang lumagda ay nasa harap niya at personal na kilala niya o na-identify sa pamamagitan ng competent evidence of identity. Ang Section 5 (b), Rule IV ay nagbabawal sa notaryo publiko na maglagay ng opisyal na pirma o seal sa isang notarial certificate na hindi kumpleto.

Ang Kwento ng Kaso

Sa kasong ito, si Sanchez ay nagreklamo na si Atty. Inton ay nag-notarize ng isang dokumento na tinawag na “Kontrata ng Kasunduan” na diumano ay nilagdaan niya sa opisina ng abogado noong Setyembre 15, 2016. Ngunit, si Sanchez ay nagpahayag na hindi siya personal na lumitaw sa harap ng abogado sa petsang iyon dahil nasa kanyang tindahan siya sa Fairview Center Mall sa Quezon City.

Si Atty. Inton ay umamin na nag-notarize siya ng dokumento ngunit ipinagtanggol ang sarili na si Sanchez ay umamin din sa katotohanan ng dokumento sa harap ng Prosecutor’s Office. Gayunpaman, ang dokumento ay hindi naglalaman ng anumang detalye tungkol sa competent evidence of identity ng mga lumagda.

Bukod dito, si Sanchez ay nagreklamo na noong Pebrero 10, 2017, ang mga sekretarya ni Atty. Inton ay nag-notarize ng isang dokumento na tinawag na “Acknowledgment of Legal Obligation With Promissory Note” na walang pag-verify sa pagkakakilanlan ng lumagda.

Ang Integrated Bar of the Philippines (IBP) ay nag-imbestiga at natagpuan na si Atty. Inton ay labag sa Notarial Rules dahil sa kanyang pagkabigo na i-verify ang pagkakakilanlan ng mga lumagda at sa pagpayag sa kanyang mga sekretarya na gawin ang notarial acts sa kanyang ngalan.

Ang Supreme Court ay pumalagay sa rekomendasyon ng IBP at nagsabi na:

“Ang notarization ay hindi isang walang laman, walang kahulugan o routinary na gawain, kundi isang gawain na mayroong substantibong interes ng publiko. Ang notarization ay nagco-convert ng isang pribadong dokumento sa isang pampublikong dokumento, na ginagawang admissible sa ebidensya nang walang karagdagang patunay ng kanyang autentisidad.”

Ang Court ay nagbigay ng parusa kay Atty. Inton ng suspensyon sa pagsasanay ng batas sa loob ng dalawang taon, pagbabawal na maging notaryo publiko sa loob ng dalawang taon, at pagbabasura ng kanyang kasalukuyang komisyon bilang notaryo publiko, kung mayroon man.

Ang Praktikal na Implikasyon ng Desisyon

Ang desisyon na ito ay nagbibigay-diin sa kahalagahan ng pagtupad sa Notarial Rules upang mapanatili ang integridad ng mga notarized document. Ang mga abogado at notaryo publiko ay dapat maging masiguro na sila ay sumusunod sa mga tuntunin upang maiwasan ang mga parusa at protektahan ang kanilang mga kliyente.

Para sa mga negosyo at indibidwal, mahalaga na maghanap ng mga abogado na may mataas na etikal na pamantayan at sumusunod sa mga legal na tuntunin. Ang pagpili ng tamang abogado ay maaaring magbigay ng proteksyon laban sa mga hindi wastong gawain at legal na komplikasyon.

Mga Pangunahing Aral

• Ang mga notaryo publiko ay dapat siguruhin na ang mga lumagda sa dokumento ay personal na lumitaw sa harap nila at na-verify ang kanilang pagkakakilanlan.
• Ang mga abogado ay dapat bantayan ang kanilang mga sekretarya at empleyado upang hindi sila magsagawa ng mga notarial acts sa kanilang ngalan.
• Ang paglabag sa Notarial Rules ay maaaring magresulta sa malubhang parusa tulad ng suspensyon sa pagsasanay ng batas at pagbabasura ng notarial commission.

Mga Madalas Itanong

Ano ang mga pangunahing tungkulin ng isang notaryo publiko?

Ang mga pangunahing tungkulin ng isang notaryo publiko ay ang pagpapatunay na ang mga pirma sa dokumento ay tunay at na ang mga lumagda ay personal na lumitaw sa harap nila. Dapat din nilang i-verify ang pagkakakilanlan ng mga lumagda gamit ang competent evidence of identity.

Ano ang competent evidence of identity?

Ang competent evidence of identity ay maaaring isang kasalukuyang dokumento ng pagkakakilanlan na mayroong litrato at pirma ng indibidwal, o isang panunumpa o pagpapatotoo ng isang credible witness na hindi privy sa dokumento.

Ano ang mga posibleng parusa sa paglabag sa Notarial Rules?

Ang mga posibleng parusa sa paglabag sa Notarial Rules ay maaaring magsama ng suspensyon sa pagsasanay ng batas, pagbabasura ng notarial commission, at pagbabawal na maging notaryo publiko sa loob ng isang tiyak na panahon.

Paano nakakaapekto ang desisyong ito sa mga kliyente ng abogado?

Ang desisyong ito ay nagbibigay-diin sa kahalagahan ng pagpili ng mga abogado na may mataas na etikal na pamantayan upang maiwasan ang mga legal na komplikasyon at protektahan ang kanilang mga interes.

Ano ang dapat gawin ng mga indibidwal bago pumirma ng isang notarized document?

Dapat siguruhin ng mga indibidwal na ang notaryo publiko ay sumusunod sa mga tuntunin at na-verify ang kanilang pagkakakilanlan bago pumirma ng isang notarized document.

Ang ASG Law ay dalubhasa sa Notarial Practice. Makipag-ugnayan sa amin o mag-email sa hello@asglawpartners.com upang magtakda ng konsultasyon.