Mahigpit na Pananagutan ng Clerk of Court sa Pangangasiwa ng Pondo ng Korte

A.M. No. P-06-2223 [Formerly A.M. No. 06-7-226-MTC), June 10, 2013

INTRODUKSYON

Sa isang lipunang umaasa sa integridad ng sistema ng hustisya, ang katiwalian sa anumang sangay nito ay isang malaking dagok sa tiwala ng publiko. Isang halimbawa nito ang kaso ni Lorenza M. Martinez, Clerk of Court ng Municipal Trial Court (MTC) sa Candelaria, Quezon. Sa pamamagitan ng isang regular na financial audit, nabunyag ang malawakang kakulangan sa pondo na umaabot sa daan-daang libong piso. Ang kasong ito ay nagpapaalala sa bigat ng responsibilidad na nakaatang sa mga Clerk of Court pagdating sa pangangasiwa ng pondo ng korte at ang mahigpit na parusa na naghihintay sa sinumang mapapatunayang nagmalabis sa kanilang tungkulin.

Ang sentro ng usapin ay ang kakulangan sa pananalapi sa Judicial Development Fund (JDF) at Fiduciary Fund (FF) ng MTC Candelaria, na natuklasan sa audit na isinagawa ng Office of the Court Administrator (OCA). Ang legal na tanong: Napanagot ba nang tama si Martinez sa mga pagkukulang na ito, at ano ang mga aral na mapupulot mula sa kanyang kaso para sa iba pang kawani ng korte?

LEGAL NA KONTEKSTO

Ang tungkulin ng Clerk of Court ay kritikal sa operasyon ng anumang korte. Hindi lamang sila tagapag-ingat ng mga dokumento at record, kundi sila rin ang pangunahing responsable sa pangangasiwa ng mga pondo ng korte. Ayon sa mga sirkular ng Korte Suprema, partikular na ang OCA Circular No. 26-97, mahigpit na ipinag-uutos ang pagsunod sa Auditing and Accounting Manual, lalo na sa seksyon na nagtatakda ng agarang pag-isyu ng opisyal na resibo sa bawat koleksyon. Gayundin, ang OCA Circular No. 50-95 ay nag-uutos sa mga Clerk of Court na ideposito ang lahat ng koleksyon, tulad ng bail bonds at fiduciary collections, sa loob ng 24 oras.

Ang Fiduciary Fund ay pondo na hawak ng korte bilang trustee para sa mga litigante o partido sa isang kaso. Kabilang dito ang mga piyansa at iba pang deposito na dapat ibalik matapos ang kaso. Ang Judiciary Development Fund naman ay ginagamit para sa pagpapabuti ng administrasyon ng hustisya. Ang parehong pondo ay dapat pangasiwaan nang may pinakamataas na antas ng integridad at accountability.

Ang hindi pagsunod sa mga regulasyong ito ay hindi lamang administratibong pagkakasala, kundi maaari ring maging batayan ng kriminal na pananagutan. Ang malversation of public funds, o maling paggamit ng pondo ng gobyerno, ay isang mabigat na krimen sa ilalim ng Revised Penal Code at iba pang espesyal na batas kontra-korapsyon.

Mahalagang tandaan ang probisyon ng OCA Circular No. 22-94 na naglilinaw sa tamang pamamaraan ng paggamit ng opisyal na resibo: “In all cases, the duplicate and triplicate copies of OR will be carbon reproductions in all respects of whatever may have been written on the original.” Ito ay nangangahulugan na ang lahat ng kopya ng resibo ay dapat maging eksaktong kopya ng orihinal, upang maiwasan ang anumang manipulasyon o iregularidad.

PAGLALAHAD NG KASO

Nagsimula ang lahat sa isang rutinang financial audit sa MTC Candelaria. Mula Marso 1985 hanggang Nobyembre 2005, si Lorenza M. Martinez ang nanungkulan bilang Clerk of Court. Dahil sa hindi niya pagsusumite ng buwanang report ng koleksyon at deposito, sinuspinde ang kanyang sweldo noong Setyembre 2004, at tuluyang tinanggal sa payroll noong Disyembre 2005.

Sa isinagawang audit, natuklasan ang kakulangan na P12,273.33 sa JDF at mas malaking kakulangan na P882,250.00 sa FF. Lumabas sa imbestigasyon na ginamit ni Martinez ang iba’t ibang paraan para itago ang kanyang mga iregularidad. Ilan sa mga natuklasan ay:

• Mga koleksyon na walang petsa sa resibo: May mga resibo na walang nakasulat na petsa ng koleksyon, at ang mga perang ito ay hindi naideposito. Umabot ito sa P120,000.00.
• Magkaibang petsa sa orihinal at kopya ng resibo: Binabago ni Martinez ang petsa sa duplicate at triplicate copies ng resibo para itago ang pagkaantala sa pagdeposito ng koleksyon. Umabot naman ito sa P36,000.00.
• Paggamit ng iisang resibo para sa dalawang pondo: Ginamit niya ang orihinal na resibo para sa FF, at ang kopya para sa JDF. Sa pamamagitan nito, naireport at naideposito niya ang maliit na halaga para sa JDF, ngunit hindi naiulat at naideposito ang malaking halaga para sa FF. Umabot ang unreported FF collections sa P230,000.00.
• Dobleng pag-withdraw ng bonds: May P90,000.00 na halaga ng bonds na nawi-withdraw nang dalawang beses. Ito ay posible dahil tanging si Martinez lamang ang pumipirma sa withdrawal slips, labag sa Circular No. 50-95 na nag-uutos na kailangan ang pirma ng Executive Judge/Presiding Judge at Clerk of Court para sa withdrawal sa FF.
• Unauthorized withdrawals at forgery: May mga bonds na nireport na withdrawn ngunit walang court order na nagpapahintulot dito. Mayroon ding mga acknowledgment receipt na pinatunayang peke ang pirma.

Matapos ang imbestigasyon ng OCA, iniutos ng Korte Suprema kay Martinez na magpaliwanag at magbalik ng pera. Sinuspinde rin siya at inisyuhan ng hold departure order. Sa kanyang depensa, sinabi ni Martinez na mas maliit lamang ang kakulangan at sinisi ang Clerk II para sa kakulangan sa JDF. Ngunit hindi ito pinaniwalaan ng Korte Suprema.

Sa huli, pinagtibay ng Korte Suprema ang rekomendasyon ng OCA. Pinatunayang nagkasala si Martinez ng Gross Neglect of Duty, Dishonesty, at Grave Misconduct. Kaya naman, siya ay DINISMIS sa serbisyo, kinumpiska ang lahat ng benepisyo maliban sa accrued leave credits, at pinagbawalan nang panghabambuhay na makapagtrabaho sa gobyerno.

PRAKTIKAL NA IMPLIKASYON

Ang kaso ni Lorenza Martinez ay isang malinaw na babala sa lahat ng kawani ng korte, lalo na sa mga Clerk of Court. Ang pangangasiwa ng pondo ng korte ay hindi lamang simpleng trabaho; ito ay isang sagradong tungkulin na nangangailangan ng lubos na katapatan at integridad. Ang anumang paglabag dito, gaano man kaliit, ay may mabigat na kahihinatnan.

Para sa mga Clerk of Court at iba pang kawani na humahawak ng pondo, ang kasong ito ay nagtuturo ng mga sumusunod:

• Mahigpit na pagsunod sa mga regulasyon: Ang mga sirkular at alituntunin ng Korte Suprema tungkol sa pangangasiwa ng pondo ay hindi lamang mga rekomendasyon, kundi mga mandatoryong patakaran na dapat sundin nang walang paglihis.
• Personal na pananagutan: Bilang Clerk of Court, si Martinez ang pangunahing accountable officer, kahit pa may mga subordinate siyang tumutulong sa kanya. Ang responsibilidad ay nananatili sa kanya.
• Transparency at accountability: Ang tamang pag-isyu ng resibo, napapanahong pagdeposito, at regular na pag-report ay mahalaga para matiyak ang transparency at accountability sa pangangasiwa ng pondo.
• Superbisyon at monitoring: Ang mga presiding judge ay may tungkuling i-monitor ang financial transactions ng korte at tiyakin na sumusunod ang mga kawani sa mga regulasyon.

SUSING ARAL

• Ang katiwalian sa pondo ng korte ay hindi kukunsintihin.
• Ang Clerk of Court ay may mataas na antas ng pananagutan sa pondo ng korte.
• Ang hindi pagsunod sa financial regulations ay may mabigat na parusa, kabilang ang dismissal at kriminal na kaso.
• Ang integridad at katapatan ay esensyal sa serbisyo publiko, lalo na sa hudikatura.

MGA KARANIWANG TANONG

Tanong: Ano ang mangyayari kung mapatunayang nagkulang sa pondo ang isang Clerk of Court?
Sagot: Maaaring maharap sa administratibo at kriminal na kaso. Sa administratibong kaso, maaaring masuspinde, madismis, at mawalan ng benepisyo. Sa kriminal na kaso, maaaring makulong dahil sa malversation o iba pang krimen.

Tanong: Ano ang mga pangunahing responsibilidad ng Clerk of Court pagdating sa pondo?
Sagot: Kolektahin ang mga bayarin, mag-isyu ng opisyal na resibo, ideposito ang koleksyon sa loob ng 24 oras, magsumite ng buwanang report, at pangasiwaan ang Fiduciary Fund at Judiciary Development Fund nang maayos.

Tanong: Ano ang Fiduciary Fund at Judiciary Development Fund?
Sagot: Ang Fiduciary Fund ay pondo na hawak ng korte bilang trustee para sa mga litigante, tulad ng piyansa. Ang Judiciary Development Fund ay ginagamit para sa pagpapabuti ng administrasyon ng hustisya.

Tanong: Paano isinasagawa ang financial audit sa mga korte?
Sagot: Ang Office of the Court Administrator (OCA) ang nagsasagawa ng financial audit. Sinisuri nila ang mga record ng koleksyon, deposito, at withdrawal para matiyak na wasto ang pangangasiwa ng pondo.

Tanong: Ano ang dapat gawin kung may kahina-hinalang transaksyon sa pondo ng korte?
Sagot: Dapat agad itong i-report sa Presiding Judge o sa OCA para maimbestigahan.

Tanong: Maaari bang managot din ang Presiding Judge kung may katiwalian sa pondo ng korte?
Sagot: Oo, kung mapatunayang nagpabaya sa kanyang tungkuling mag-supervise at mag-monitor sa financial transactions ng korte.

Eksperto ang ASG Law sa mga kasong administratibo at kriminal na may kaugnayan sa pananagutan ng mga opisyal at kawani ng gobyerno. Kung ikaw ay nahaharap sa ganitong sitwasyon o nangangailangan ng legal na payo, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin. hello@asglawpartners.com. Para sa karagdagang impormasyon, bisitahin ang aming website dito.