Kahalagahan ng Tamang Notarisasyon: Mga Obligasyon ng Notaryo Publiko

A.C. No. 13636 [Formerly CBD Case No. 15-4510], February 22, 2023

Ang hindi wastong notarisasyon ay maaaring magdulot ng malaking problema at pagkalito. Isipin na lamang ang isang transaksyon sa lupa na naging komplikado dahil sa kapabayaan ng isang notaryo publiko. Sa kasong ito, tatalakayin natin ang tungkol sa responsibilidad ng isang notaryo publiko at ang mga kahihinatnan ng paglabag sa mga panuntunan ng notarial practice. Ang kasong *Heir of Herminigildo A. Unite vs. Atty. Raymund P. Guzman* ay nagbibigay-diin sa kahalagahan ng pagsunod sa mga alituntunin ng notarial practice at ang mga epekto ng hindi pagtupad nito.

Legal na Konteksto: Mga Panuntunan at Regulasyon sa Notarial Practice

Ang notarisasyon ay isang mahalagang proseso kung saan ang isang dokumento ay pinapatunayan ng isang notaryo publiko. Ito ay nagbibigay ng legal na bigat sa dokumento at ginagawang katanggap-tanggap sa korte nang walang karagdagang patunay ng pagiging tunay nito. Ang 2004 Rules on Notarial Practice (A.M. No. 02-8-13-SC) ay nagtatakda ng mga panuntunan at regulasyon na dapat sundin ng mga notaryo publiko.

Ayon sa Section 2(b), paragraph 2, Rule IV ng 2004 Rules on Notarial Practice, hindi dapat magsagawa ng notarial act ang isang notaryo publiko kung ang affiant ay hindi personal na kilala ng notaryo publiko o hindi nakapagpakita ng sapat na katibayan ng pagkakakilanlan. Ang sapat na katibayan ng pagkakakilanlan, ayon sa Section 12, Rule II, ay ang mga sumusunod:

Sec. 12. *Competent Evidence of Identity.* — The phrase “competent evidence of identity” refers to the identification of an individual based on:

(a) at least one current identification document issued by an official agency bearing the photograph and signature of the individual, such as but not limited to, passport, driver’s license, Professional Regulations Commission ID, National Bureau of Investigation clearance, police clearance, postal ID, voter’s ID, Barangay certification, Government Service and Insurance System (GSIS) e-card, Social Security System (SSS) card, Philhealth card, senior citizen card, Overseas Workers Welfare Administration (OWWA) ID, OFW ID, seaman’s book, alien certificate of registration/immigrant certificate of registration, government office ID, certification from the National Council for the Welfare of Disabled Persons (NCWDP), Department of Social Welfare and Development (DSWD) certification; or

(b) the oath or affirmation of one credible witness not privy to the instrument, document or transaction who is personally known to the notary public and who personally knows the individual, or of two credible witnesses neither of whom is privy to the instrument, document or transaction who each personally knows the individual and shows to the notary public documentary identification.

Halimbawa, kung si Juan ay pupunta sa isang notaryo publiko upang ipa-notaryo ang kanyang Deed of Sale, dapat siyang magpakita ng kanyang driver’s license o passport bilang katibayan ng kanyang pagkakakilanlan. Kung hindi niya ito magawa, maaaring magpatotoo ang isang taong kilala ng notaryo publiko at personal na kilala si Juan.

Pagkakasunod-sunod ng Kaso: Heir of Unite vs. Atty. Guzman

Ang kaso ay nagsimula nang maghain ng reklamo sina Florentino S. Unite at Miguel B. Torrices laban kay Atty. Raymund P. Guzman dahil sa diumano’y paglabag sa Code of Professional Responsibility (CPR), Lawyer’s Oath, at 2004 Rules on Notarial Practice.

• Sina Florentino at Miguel ay mga tagapagmana ni Teodora A. Unite.
• Noong 2010, notarisado ni Atty. Guzman ang isang Deed of Donation Inter Vivos sa pagitan ni Jose Unite Torrices at ng kanyang anak na si Cecile Yvonne B. Torrices.
• Ayon sa mga nagrereklamo, nagkaroon ng iregularidad sa pagpaparehistro ng titulo ng lupa ni Jose, at hindi umano kinilala ni Atty. Guzman ang mga partido sa dokumento.
• Dagdag pa rito, pinatunayan ng Bureau of Immigration na si Cecile ay nasa ibang bansa nang isagawa ang Deed of Donation Inter Vivos.

Depensa ni Atty. Guzman, hiniling niya sa mga partido na magpakita ng kanilang mga identification card. Nagpakita rin siya ng Affidavit ni Jose na nagsasabing nagpakita siya ng mga ID. Gayunpaman, hindi ito nakapagpabago sa desisyon ng korte.

Ayon sa Korte Suprema:

“Here, respondent was utterly remiss in his duty when he notarized the subject instrument, sans the parties’ competent proofs of identity.”

Ipinahayag din ng Korte Suprema na:

“The fact that he did not simply means he did not require the presentation of the supposed proofs of the parties’ identities, nor did the parties volunteer to him relevant information about themselves.”

Sa madaling salita, nabigo si Atty. Guzman na sundin ang mga panuntunan ng notarial practice, na nagresulta sa kanyang suspensyon at diskwalipikasyon.

Praktikal na Implikasyon: Ano ang Dapat Tandaan?

Ang kasong ito ay nagbibigay-diin sa kahalagahan ng pagsunod sa mga panuntunan ng notarial practice. Dapat tiyakin ng mga notaryo publiko na ang mga partido sa dokumento ay nakapagpakita ng sapat na katibayan ng pagkakakilanlan bago magsagawa ng notarial act. Ang hindi pagtupad nito ay maaaring magresulta sa mga seryosong kahihinatnan, tulad ng suspensyon o diskwalipikasyon.

Mga Pangunahing Aral:

• Tiyakin na ang lahat ng partido ay nagpakita ng sapat na katibayan ng pagkakakilanlan.
• Huwag magsagawa ng notarial act kung may pagdududa sa pagkakakilanlan ng mga partido.
• Sundin ang lahat ng mga panuntunan at regulasyon ng notarial practice.

Halimbawa, kung ikaw ay isang notaryo publiko at may lumapit sa iyo upang ipa-notaryo ang isang dokumento, tiyakin na siya ay nagpakita ng kanyang driver’s license, passport, o iba pang valid ID. Kung wala siyang maipakita, huwag mong ipagpatuloy ang notarisasyon.

Mga Madalas Itanong (FAQs)

1. Ano ang kahalagahan ng notarisasyon?

Ang notarisasyon ay nagbibigay ng legal na bigat sa dokumento at ginagawang katanggap-tanggap sa korte nang walang karagdagang patunay ng pagiging tunay nito.

2. Ano ang mga dapat ipakita bilang katibayan ng pagkakakilanlan?

Kabilang dito ang passport, driver’s license, PRC ID, NBI clearance, at iba pang government-issued IDs.

3. Ano ang mangyayari kung hindi ako nagpakita ng ID sa notaryo publiko?

Hindi dapat ipagpatuloy ng notaryo publiko ang notarisasyon kung wala kang maipakitang valid ID.

4. Maaari bang magpatotoo ang isang kaibigan kung wala akong ID?

Oo, kung ang kaibigan mo ay personal na kilala ng notaryo publiko at personal ka ring kilala.

5. Ano ang mga posibleng parusa sa notaryo publiko kung lumabag siya sa mga panuntunan?

Maaaring suspindihin o tanggalan ng lisensya ang notaryo publiko.

6. Ano ang Code of Professional Responsibility (CPR)?

Ito ay isang hanay ng mga panuntunan na dapat sundin ng mga abogado sa Pilipinas upang mapanatili ang integridad ng kanilang propesyon.

7. Paano kung hindi ako sang-ayon sa ginawa ng notaryo publiko?

Maaari kang maghain ng reklamo sa Integrated Bar of the Philippines (IBP).

Kung mayroon kang katanungan o nangangailangan ng legal na tulong, Makipag-ugnayan sa amin o mag-email sa hello@asglawpartners.com upang mag-iskedyul ng konsultasyon.