Sa kasong ito, pinagtibay ng Korte Suprema ang pananagutan ng isang abogado bilang notaryo publiko sa maayos at tumpak na pagtatala ng mga dokumentong pinapatunayan. Ang desisyon ay nagbibigay-diin sa kahalagahan ng tungkuling ito upang mapanatili ang integridad ng sistema ng notarial at protektahan ang interes ng publiko. Nilinaw ng Korte na hindi maaaring ipasa ng isang notaryo publiko ang kanyang responsibilidad sa iba, at ang pagkabigong sumunod sa mga alituntunin ay maaaring magresulta sa pagtanggal ng notarial commission, suspensyon sa pag-praktis ng abogasya, at diskwalipikasyon sa pagiging notaryo publiko.

Kapabayaan sa Tungkulin: Ang Kasaysayan ng Paglabag sa Panuntunan ng Notaryo

Ang kasong ito ay nag-ugat sa isang reklamo laban kay Atty. Romeo S. Gonzales dahil sa pagpapabaya umano nito sa kanyang tungkulin bilang isang notaryo publiko. Ayon sa reklamo, pinatotohanan ni Atty. Gonzales ang isang ‘Deed of Sale’ at isang ‘Director’s Certificate’ noong Disyembre 28 at 29, 1998. Parehong dokumento ay may parehong notarial details. Ang ‘Director’s Certificate’ ay hindi rin naitala sa kanyang notarial register. Idinagdag pa na nagpakilala umano si Atty. Gonzales bilang Corporate Secretary ng Anaped Estate, Inc. kahit hindi naman siya. Inakusahan din siya ng complainant ng hindi kanais-nais na pag-uugali bilang abogado.

Inamin ni Atty. Gonzales na nagkamali ang kanyang dating sekretarya sa pagtatala ng ‘Director’s Certificate’. Itinanggi niya ang iba pang mga paratang. Ang Integrated Bar of the Philippines (IBP) ay nagpasiya na suspindihin si Atty. Gonzales sa pag-praktis ng abogasya sa loob ng anim na buwan. Pinawalang-bisa rin ang kanyang notarial commission at pinagbawalan siyang maging notaryo publiko sa loob ng dalawang taon. Naghain si Atty. Gonzales ng mosyon para sa rekonsiderasyon.

Dito kinatigan ng Korte Suprema ang naging findings ng IBP Board of Governors. Binigyang-diin nito na ang mga tungkulin ng isang notaryo publiko ay mahalaga at dapat gampanan nang tapat. Ayon sa Section 2, Rule VI ng Notarial Rules:

SEC. 2. Entries in the Notarial Register. — (a) For every notarial act, the notary shall record in the notarial register at the time of notarization the following:

• the entry number and page number;
• the date and time of day of the notarial act;
• the type of notarial act;
• the title or description of the instrument, document or proceeding;
• the name and address of each principal;
• the competent evidence of identity as defined by these Rules if the signatory is not personally known to the notary;
• the name and address of each credible witness swearing to or affirming the person’s identity;
• the fee charged for the notarial act;
• the address where the notarization was performed if not in the notary’s regular place of work or business; and
• any other circumstance the notary public may deem of significance or relevance.

Ang pagkabigong itala ang isang notarial act sa notarial register ay isang paglabag sa Code of Professional Responsibility. Sa kasong ito, inamin ni Atty. Gonzales na hindi niya naitala ang Director’s Certificate at nagkamali siya sa pagtatalaga ng parehong notarial details sa dalawang magkaibang dokumento.

Hindi rin katanggap-tanggap ang kanyang pagpapasa ng sisi sa kanyang dating sekretarya. Ayon sa Rule 9.01, Canon 9 ng Code of Professional Responsibility:

Rule 9.01 — A lawyer shall not delegate to any unqualified person the performance of any task which by law may only be performed by a member of the Bar in good standing.

Ang pagkabigong gampanan ang mga tungkulin bilang notaryo publiko ay may kaakibat na mga parusa. Itinala sa Section 1 (b)(2), Rule XI ng 2004 Rules on Notarial Practice:

RULE XI
REVOCATION OF COMMISSION AND DISCIPLINARY
SANCTIONS

SECTION 1. Revocation and Administrative Sanctions. —

x x x x

(b) In addition, the Executive Judge may revoke the commission of, or impose appropriate administrative sanctions upon any notary public who:

x x x x

(2) fails to make the proper entry or entries in his notarial register concerning his notarial acts;

Kaya naman, binigyang-diin ng Korte ang kahalagahan ng mahigpit na pagsunod sa mga alituntunin ng notarial practice upang mapanatili ang tiwala ng publiko. Dahil dito, pinawalang-bisa ng Korte Suprema ang notarial commission ni Atty. Gonzales, diskwalipikado siya bilang notaryo publiko sa loob ng isang taon, at sinuspinde siya sa pag-praktis ng abogasya sa loob ng tatlong buwan.

Ang iba pang mga alegasyon ng complainant ay ibinasura ng IBP Board of Governors dahil walang sapat na ebidensya. Hindi rin nakilahok ang complainant sa mga pagdinig upang patunayan ang kanyang mga paratang.

FAQs

Ano ang pangunahing isyu sa kasong ito?	Ang pangunahing isyu ay ang pananagutan ng isang notaryo publiko sa pagtatala ng mga dokumentong pinatutunayan sa kanyang notarial register. Tinukoy ng Korte Suprema ang mga parusa sa pagkabigong sumunod sa mga alituntunin ng notarial practice.
Ano ang mga tungkulin ng isang notaryo publiko?	Ang isang notaryo publiko ay may tungkuling itala ang lahat ng notarial acts sa isang notarial register, at tiyakin na ang lahat ng impormasyon ay tumpak at kumpleto. Responsibilidad din niyang tiyakin ang identidad ng mga taong lumalagda sa mga dokumento.
Maaari bang ipasa ng notaryo publiko ang kanyang tungkulin sa iba?	Hindi, hindi maaaring ipasa ng isang notaryo publiko ang kanyang tungkulin sa iba. Ayon sa Code of Professional Responsibility, ang mga gawain na ayon sa batas ay dapat gampanan ng isang miyembro ng Bar ay hindi maaaring ipasa sa isang hindi kwalipikadong tao.
Ano ang mga parusa sa paglabag sa mga alituntunin ng notarial practice?	Ang mga parusa sa paglabag sa mga alituntunin ng notarial practice ay kinabibilangan ng pagtanggal ng notarial commission, diskwalipikasyon sa pagiging notaryo publiko, at suspensyon sa pag-praktis ng abogasya.
Ano ang kahalagahan ng notarial register?	Ang notarial register ay isang permanenteng talaan ng lahat ng notarial acts na isinagawa ng isang notaryo publiko. Ito ay mahalaga upang mapanatili ang integridad ng sistema ng notarial at protektahan ang interes ng publiko.
Ano ang epekto ng kasong ito sa mga notaryo publiko?	Ang kasong ito ay nagpapaalala sa lahat ng notaryo publiko na dapat nilang gampanan ang kanilang mga tungkulin nang tapat at mahigpit na sumunod sa mga alituntunin ng notarial practice. Ang pagkabigong gawin ito ay maaaring magresulta sa malubhang parusa.
Ano ang dapat gawin kung may pagdududa sa isang notarized document?	Kung may pagdududa sa isang notarized document, maaaring magsampa ng reklamo sa Integrated Bar of the Philippines (IBP) o sa korte. Maaari ring humingi ng legal na payo sa isang abogado.
Paano mapoprotektahan ang sarili mula sa mga mapanlinlang na notaryo publiko?	Para maprotektahan ang sarili, siguraduhin na ang notaryo publiko ay may valid na commission at kilala ang notaryo. Dapat ding suriin ang dokumento bago lagdaan, at humingi ng kopya ng dokumento na may lagda at selyo ng notaryo.

Ang desisyon ng Korte Suprema sa kasong ito ay nagbibigay-diin sa responsibilidad ng mga notaryo publiko na gampanan ang kanilang tungkulin nang may integridad at pag-iingat. Ang pagkabigong sumunod sa mga panuntunan ng notarial practice ay maaaring magkaroon ng malubhang kahihinatnan.

For inquiries regarding the application of this ruling to specific circumstances, please contact ASG Law through contact or via email at frontdesk@asglawpartners.com.

Disclaimer: This analysis is provided for informational purposes only and does not constitute legal advice. For specific legal guidance tailored to your situation, please consult with a qualified attorney.
Source: RODOLFO L. ORENIA III VS. ATTY. ROMEO S. GONZALES, G.R. No. 66766, October 07, 2020