Ang Pag-Notaryo ay Hindi Basta-Basta: Mga Limitasyon at Pananagutan ng Notary Public

RE: VIOLATION OF RULES ON NOTARIAL PRACTICE, A.M. No. 09-6-1-SC, January 21, 2015

Isipin na kailangan mong ipa-notaryo ang isang mahalagang dokumento. Nagtitiwala ka sa notary public na gawin ito nang tama. Pero paano kung ang notary public ay walang pahintulot o lumagpas sa kanyang hurisdiksyon? Ang kasong ito ay nagtuturo sa atin ng mahahalagang aral tungkol sa mga limitasyon at pananagutan ng isang notary public.

Ang kasong ito ay nag-ugat sa mga reklamo laban kay Atty. Juan C. Siapno, Jr. dahil sa pag-notaryo ng mga dokumento nang walang kaukulang komisyon. Si Atty. Siapno ay nag-notaryo sa mga lugar na hindi sakop ng kanyang komisyon at pinahintulutan pa umano ang kanyang mga sekretarya na magsagawa ng notarial acts. Mayroon ding mga reklamo laban kay Atty. Pedro L. Santos at isang Atty. Evelyn na iniulat na iligal na nag-notaryo ng mga dokumento.

Ang Legal na Batayan ng Notarial Practice

Ang notarial practice ay mahigpit na kinokontrol ng mga batas at alituntunin. Ang pangunahing layunin nito ay protektahan ang integridad ng mga dokumento at tiyakin na ang mga ito ay tunay at legal. Ang 2004 Rules on Notarial Practice ang pangunahing gabay sa pag-notaryo sa Pilipinas.

Ayon sa Section 11, Rule III ng 2004 Rules on Notarial Practice:

Jurisdiction and Term – A person commissioned as notary public may perform notarial acts in any place within the territorial jurisdiction of the commissioning court for a period of two (2) years commencing the first day of January of the year in which the commissioning is made, unless earlier revoked or the notary public has resigned under these Rules and the Rules of Court.

Ibig sabihin, ang isang notary public ay maaari lamang mag-notaryo sa loob ng hurisdiksyon ng korte na nagbigay sa kanya ng komisyon. Ang komisyon ay may bisa lamang sa loob ng dalawang taon, maliban kung ito ay bawiin o magbitiw ang notary public.

Ang paglabag sa mga alituntunin ng notarial practice ay may kaakibat na pananagutan. Maaaring suspindihin o tanggalin sa listahan ng mga abogado ang isang notary public na lumabag sa mga patakaran. Bukod pa rito, maaari rin siyang maharap sa mga kasong kriminal.

Ang Kwento ng Kaso: Atty. Siapno at ang Mga Reklamo

Nagsimula ang kaso sa mga reklamo laban kay Atty. Siapno dahil sa pag-notaryo ng mga dokumento nang walang komisyon. Narito ang mga pangyayari:

• May mga abogadong nagreklamo kay Atty. Siapno dahil nag-notaryo umano ito sa Lingayen, Natividad, at Dagupan City kahit wala siyang komisyon doon.
• Ipinakita nila ang mga dokumento na nagpapatunay na nag-notaryo si Atty. Siapno sa mga nasabing lugar.
• Sinasabi rin na pinapahintulutan ni Atty. Siapno ang kanyang mga sekretarya na magsagawa ng notarial acts.
• Itinanggi ni Atty. Siapno ang mga paratang.

Ayon sa imbestigasyon, natuklasan na nagkaroon nga ng komisyon si Atty. Siapno noon, pero kinansela ito noong 2006. Kaya maliwanag na nag-notaryo siya ng mga dokumento nang wala nang bisa ang kanyang komisyon.

Binigyang-diin ng Korte Suprema ang kahalagahan ng notarial practice:

Time and again, this Court has stressed that notarization is not an empty, meaningless and routine act. It is invested with substantive public interest that only those who are qualified or authorized may act as notaries public.

Dahil dito, nagdesisyon ang Korte Suprema na suspindihin si Atty. Siapno sa pagsasagawa ng abogasya sa loob ng dalawang taon at permanente siyang pinagbawalan na maging notary public.

Kaugnay naman ng mga reklamo laban kay Atty. Santos at Atty. Evelyn, inatasan ng Korte Suprema ang Regional Trial Court ng Manila na magsagawa ng pormal na imbestigasyon.

Ano ang mga Implikasyon ng Desisyon na Ito?

Ang desisyon na ito ay nagpapaalala sa lahat ng mga notary public na dapat nilang sundin ang mga alituntunin ng notarial practice. Dapat nilang tiyakin na mayroon silang kaukulang komisyon at na sila ay nag-notaryo lamang sa loob ng kanilang hurisdiksyon. Kung hindi, maaari silang maharap sa mga seryosong parusa.

Para sa publiko, mahalagang tiyakin na ang notary public na kanilang kinukuha ay mayroong valid na komisyon. Maaari nilang tanungin ang notary public kung saan siya kinomisyon at kailan ito nag-expire. Kung may pagdududa, maaari silang magsumbong sa Integrated Bar of the Philippines o sa Korte Suprema.

Mga Key Lessons

• Ang notarial practice ay hindi basta-basta at dapat sundin ang mga alituntunin.
• Ang notary public ay dapat may kaukulang komisyon at dapat mag-notaryo lamang sa loob ng kanyang hurisdiksyon.
• Ang paglabag sa mga alituntunin ng notarial practice ay may kaakibat na pananagutan.
• Mahalagang tiyakin na ang notary public na kinukuha ay mayroong valid na komisyon.

Mga Madalas Itanong (Frequently Asked Questions)

1. Ano ang dapat kong gawin kung ang notary public ay walang komisyon?

Huwag magpa-notaryo sa kanya. Ang dokumento ay hindi magiging valid kung ang notary public ay walang komisyon.

2. Paano ko malalaman kung valid ang komisyon ng notary public?

Tanungin ang notary public kung saan siya kinomisyon at kailan ito nag-expire. Maaari ka ring tumawag sa Integrated Bar of the Philippines para kumpirmahin.

3. Ano ang mangyayari kung nagpa-notaryo ako sa isang notary public na walang komisyon?

Ang dokumento ay hindi magiging valid at hindi ito tatanggapin sa korte.

4. Maaari bang mag-notaryo ang isang abogado sa labas ng kanyang hurisdiksyon?

Hindi. Ang abogado ay maaari lamang mag-notaryo sa loob ng hurisdiksyon ng korte na nagbigay sa kanya ng komisyon.

5. Ano ang mga parusa sa paglabag sa mga alituntunin ng notarial practice?

Maaaring suspindihin o tanggalin sa listahan ng mga abogado ang isang notary public na lumabag sa mga patakaran. Bukod pa rito, maaari rin siyang maharap sa mga kasong kriminal.

Naghahanap ka ba ng eksperto sa mga usaping legal tulad nito? Ang ASG Law ay handang tumulong. Kung mayroon kang mga katanungan o kailangan ng konsultasyon, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin sa pamamagitan ng email: hello@asglawpartners.com o bisitahin ang aming website dito.