Tungkulin ng Clerk of Court: Hindi Lang Basta Tagasunod, Dapat Maging Mapagmatyag

[A.M. No. P-06-2261 [OCA IPI No. 04-1905-P], December 11, 2013]

INTRODUKSYON

Naranasan mo na bang mawala ang pera mo dahil sa pagkakamali sa proseso ng korte? Sa kaso ni Elpidio Sy laban kina Edgar Esponilla at Jennifer Dela Cruz-Buendia, malinaw na ipinakita kung paano ang kapabayaan at hindi tamang proseso ay maaaring magdulot ng problema at pagkalugi. Ang kasong ito ay nagpapakita ng mahalagang aral tungkol sa responsibilidad ng mga empleyado ng korte, partikular na ang mga Clerk of Court, at ang pananagutan ng mga abogado sa kanilang tungkulin sa korte.

Ang sentro ng usapin ay ang iregular na pagpapalabas ng pondo mula sa korte. Nagsampa ng reklamo si Elpidio Sy dahil sa diumano’y ilegal na pag-withdraw ng rental deposits na nakadeposito sa Regional Trial Court (RTC) Manila, Branch 54. Ang tanong: Sino ang dapat managot sa nangyaring iregularidad at ano ang mga aral na mapupulot natin dito?

LEGAL NA KONTEKSTO

Sa sistemang legal ng Pilipinas, ang Clerk of Court ay may mahalagang papel. Bagama’t ang kanilang tungkulin ay kadalasang ministerial, hindi ito nangangahulugan na sila ay basta tagasunod lamang ng utos. Ayon sa Korte Suprema sa kasong ito, “ordinary prudence [would have called] for her to [have] at least [verified] the authenticity and origin of the alleged Order of Judge Liwag because from the copies on record, we note that the same does not bear the seal of the Court nor the standard certification by the branch clerk of court. She should have been vigilant considering that the Order dealt with withdrawal of deposits.” Ibig sabihin, kahit ministerial ang tungkulin, mayroon pa ring pananagutan ang Clerk of Court na maging mapagmatyag, lalo na kung may kahina-hinala sa dokumento o proseso.

Ang tungkuling ministerial ay tumutukoy sa mga gawain na hindi nangangailangan ng malawak na pagpapasya o paghuhusga. Halimbawa, ang pag-isyu ng subpoena o writ of execution ay karaniwang ministerial. Gayunpaman, ang pagiging ministerial ay hindi dapat maging dahilan para magpabaya sa tungkulin. Ang 2002 Revised Manual for Clerks of Court ay naglalaman ng kanilang mga tungkulin, kabilang ang pagkontrol at pamamahala ng mga records ng korte, pag-isyu ng clearances, at pagpapatupad ng mga utos ng korte para sa mabilis na pagpapatupad ng hustisya.

Bukod sa Clerk of Court, mahalaga rin ang papel ng abogado. Ang abogado ay may pananagutan hindi lamang sa kanyang kliyente kundi pati na rin sa korte. Ang Lawyer’s Oath at ang Code of Professional Responsibility ay nagtatakda ng mga pamantayan ng pag-uugali para sa mga abogado. Kasama rito ang tungkuling sumunod sa mga utos ng korte at huwag magsinungaling o manloko sa korte. Ayon sa Canon 10, Rule 10.01 ng Code of Professional Responsibility, “[a] lawyer shall not do any falsehood, nor consent to the doing of any in Court; nor shall he mislead, or allow the Court to be misled by any artifice.”

PAGSUSURI NG KASO

Nagsimula ang kaso nang magsampa ng reklamo si Elpidio Sy laban kina Edgar Esponilla, Legal Researcher at Officer-In-Charge ng Branch 54 ng RTC Manila, at Atty. Jennifer Dela Cruz-Buendia, Clerk of Court at Ex-officio Sheriff. Ito ay may kaugnayan sa pag-withdraw ng rental deposits sa Civil Case No. 90-55003.

Narito ang mga pangyayari ayon sa desisyon ng Korte Suprema:

• May kasong ejectment na isinampa si Sy laban kina Jaime Ang Tiao at Maria Gagarin. Sa apela, ang kaso ay napunta sa Branch 32 ng RTC Manila, kung saan nagdeposito ng supersedeas bond at buwanang renta sina Ang Tiao at Gagarin.
• Kasabay nito, nagsampa rin sina Ang Tiao at Gagarin ng kaso sa Branch 54 (Civil Case No. 90-55003) laban kay Systems Realty Development Corporation (kinakatawan ni Sy) at Bank of the Philippine Islands (BPI), kung saan nagdeposito rin sila ng renta.
• Sa pamamagitan ng isang Ex-Parte Motion na isinampa ni Atty. Walfredo Bayhon, abogado nina Ang Tiao at Gagarin, inutusan ni Judge Hermogenes Liwag ang pag-withdraw ng P260,000 mula sa Branch 54. Ang basehan ng utos ay ang diumano’y “superfluous and duplicitous” na deposito dahil mayroon na raw sapat na supersedeas bond sa Branch 32.
• Nakapag-withdraw si Ang Tiao ng P256,000 batay sa utos na ito.
• Nalaman ni Sy na iregular ang pag-withdraw dahil hindi totoo ang alegasyon na “duplicitous” ang deposito. Ang deposito sa Branch 54 ay para sa ibang panahon kumpara sa deposito sa Branch 32. Dagdag pa rito, hindi nabigyan si Sy ng kopya ng Ex-Parte Motion at hindi ito isinailalim sa hearing.
• Lumabas sa imbestigasyon na ang Ex-Parte Motion ay hindi nakita sa records ng Branch 54. Natuklasan din na ang utos ni Judge Liwag ay tinype sa Branch 55 at hindi sa Branch 54.

Sa unang desisyon ng Korte Suprema noong 2006, pinawalang-sala si Esponilla dahil hindi pa siya OIC noong nangyari ang insidente. Si Dela Cruz-Buendia naman ay napatunayang nagkasala ng simple negligence dahil hindi niya naberipika ang autentisidad ng utos bago pinayagan ang pag-withdraw. Pinagmulta siya ng P1,000.

Ngunit hindi pa rito natapos ang kaso. Inutusan ng Korte Suprema ang OCA na magsagawa ng karagdagang imbestigasyon para alamin ang “missing link” sa iregularidad. Inutusan din si Atty. Bayhon na magpaliwanag tungkol sa Ex-Parte Motion.

Sa pagpapatuloy ng imbestigasyon, lumabas na ang Ex-Parte Motion ay isinampa sa Branch 55, hindi sa Branch 54. Ang utos ay tinype ng empleyado ng Branch 55. Hindi rin nakita ang motion sa records ng Branch 55 at sa disbursement voucher.

Sa huling desisyon ng Korte Suprema, pinatawan ng suspensyon si Atty. Bayhon ng anim na buwan dahil sa paglabag sa Lawyer’s Oath at Code of Professional Responsibility. Hindi siya sumunod sa mga utos ng Korte na magpaliwanag at magsumite ng kopya ng Ex-Parte Motion. Itinuring din ng Korte na sinungaling si Atty. Bayhon dahil sinabi niyang pinalitan ng supersedeas bond ang withdrawn na deposito, na taliwas sa nakasaad sa utos ni Judge Liwag.

MAHAHALAGANG ARAL

Ang kasong ito ay nagtuturo ng ilang mahahalagang aral:

• Responsibilidad ng Clerk of Court: Hindi sapat na basta sundin ang utos. Dapat maging mapagmatyag at beripikahin ang autentisidad ng mga dokumento, lalo na kung may kinalaman sa pera.
• Pananagutan ng Abogado sa Korte: Ang abogado ay hindi lamang para sa kliyente. Mayroon din siyang tungkulin sa korte na maging tapat at sumunod sa mga utos nito. Ang pagsuway at pagsisinungaling sa korte ay may mabigat na parusa.
• Importansya ng Tamang Proseso: Ang pagsunod sa tamang proseso sa korte ay mahalaga para maiwasan ang iregularidad at maprotektahan ang karapatan ng lahat ng partido. Ang Ex-Parte Motion na hindi nakarating sa kabilang partido ay isang halimbawa ng hindi tamang proseso.
• Pagiging Mapagmatyag ng mga Partido: Bagama’t may responsibilidad ang mga opisyal ng korte at abogado, mahalaga rin na maging mapagmatyag ang mga partido sa kaso at alamin ang takbo ng proseso.

MGA KARANIWANG TANONG (FAQ)

Tanong: Ano ang ibig sabihin ng “ministerial duty” ng Clerk of Court?
Sagot: Ito ay mga tungkulin na hindi nangangailangan ng malawak na pagpapasya o paghuhusga. Halimbawa, ang pag-isyu ng subpoena o pagproseso ng withdrawal ng pondo batay sa utos ng korte. Gayunpaman, hindi ito nangangahulugan na maaari nang magpabaya sa tungkulin.

Tanong: Ano ang pananagutan ng Clerk of Court kung nagkamali siya sa pagproseso ng dokumento?
Sagot: Maaaring managot administratibo ang Clerk of Court kung napatunayang nagpabaya o nagkulang sa kanyang tungkulin. Sa kasong ito, si Dela Cruz-Buendia ay napatunayang nagkasala ng simple negligence.

Tanong: Ano ang maaaring mangyari sa isang abogado na hindi sumusunod sa utos ng korte?
Sagot: Maaaring patawan ng parusa ang abogado, mula multa hanggang suspensyon o disbarment, depende sa bigat ng paglabag. Sa kaso ni Atty. Bayhon, sinuspinde siya ng anim na buwan.

Tanong: Paano maiiwasan ang iregularidad sa proseso ng korte?
Sagot: Mahalaga ang transparency at accountability sa korte. Dapat sundin ang tamang proseso, maging mapagmatyag ang lahat ng partido, at magkaroon ng mekanismo para sa pag-beripika at pag-monitor ng mga transaksyon.

Tanong: Ano ang dapat gawin kung kahina-hinala ang isang dokumento o proseso sa korte?
Sagot: Agad itong ipagbigay-alam sa kinauukulan, tulad ng Executive Judge o Office of the Court Administrator (OCA). Maaari ring kumonsulta sa abogado para sa legal na payo.

Naranasan mo ba ang ganitong sitwasyon o may katanungan ka tungkol sa proseso ng korte at pananagutan ng mga opisyal nito? Huwag mag-atubiling kumonsulta sa eksperto. Ang ASG Law ay may mga abogado na bihasa sa mga usaping administratibo at civil litigation. Para sa konsultasyon, makipag-ugnayan sa amin sa hello@asglawpartners.com o bisitahin ang aming contact page dito.