Tungkulin ng Clerk of Court: Pagiging Mapagkakatiwalaan sa Pondo ng Hukuman

[A.M. No. P-09-2597 (Formerly A.M. No. 08-12-356-MCTC), Setyembre 11, 2012]

INTRODUKSYON

Sa isang lipunang umaasa sa integridad ng sistema ng hustisya, ang katiwalian sa pananalapi sa loob ng hudikatura ay maaaring magdulot ng malalim na pinsala sa tiwala ng publiko. Isipin ang isang Clerk of Court, isang mahalagang opisyal na responsable sa pangangasiwa ng mga pondo ng korte, na nagpabaya sa kanyang tungkulin at naglustay ng pera na dapat sana ay para sa operasyon ng korte at kapakanan ng publiko. Ang kasong ito ay sumasalamin sa madalas na hindi napapansing ngunit kritikal na papel ng mga Clerk of Court at ang bigat ng pananagutan na kanilang pinapasan.

Ang kasong Administrator vs. Leonila R. Acedo ay nagmula sa isang memorandum na naglalantad ng mga Clerk of Court na paulit-ulit na nabigo sa pagsumite ng mga buwanang ulat, isang paglabag sa SC Circular No. 32-93. Si Leonila R. Acedo, dating Clerk of Court II ng Municipal Circuit Trial Court (MCTC) ng Abuyog-Javier, Leyte, ay natuklasang may kakulangan sa pananalapi sa mga pondo ng korte. Ang pangunahing tanong dito ay: Ano ang pananagutan ng isang Clerk of Court na napatunayang nagpabaya sa kanyang tungkulin at naglustay ng pondo ng hukuman?

LEGAL NA KONTEKSTO: ANG TUNGKULIN NG CLERK OF COURT AT PANANAGUTAN SA PONDO

Ang tungkulin ng isang Clerk of Court ay higit pa sa gawaing klerikal. Sila ang “hub of activities” ng korte, administratibo man o adjudicative. Ayon sa 2002 Revised Manual for Clerks of Court, sila ay pinagkatiwalaan ng mahalagang papel sa pangongolekta ng mga legal fees at inaasahang mahusay na ipatutupad ang mga regulasyon sa pangangasiwa ng pondo ng korte. Ito ay alinsunod sa Seksiyon 1, Artikulo XI ng Konstitusyon ng Pilipinas na nagsasaad na “Ang panunungkulan saTanggapang Pampubliko ay isang pagtitiwalang pampubliko. Ang mga pinuno at kawaning pampubliko ay dapat managot sa mga tao sa lahat ng panahon, paglingkuran sila nang buong katapatan at kahusayan, kumilos nang makabayan at makatarungan, at mamuhay nang katamtaman.”

Ang SC Circular No. 32-93 at OCA Circular No. 50-95 ay nagtatakda ng mga patakaran sa paghawak ng pondo ng hukuman, kabilang ang Judiciary Development Fund (JDF), Fiduciary Fund (FF), at Clerk of Court General Fund (COCGF). Ang mga pondong ito ay may kanya-kanyang layunin at dapat gamitin nang naaayon sa mga panuntunan. Halimbawa, ang Fiduciary Fund ay binubuo ng mga cash bond na binabayaran sa korte at dapat ibalik sa nagbayad pagkatapos ng kaso. Hindi ito dapat gamitin para sa personal na pangangailangan ng sinuman.

Ang paglabag sa mga circular na ito, lalo na ang paglustay ng pondo, ay itinuturing na “grave misconduct” at “dishonesty” na may kaakibat na mabigat na parusa. Ayon sa Sec. 58(a) ng Uniform Rules on Administrative Cases in the Civil Service, ang parusang dismissal ay may kasamang pagkansela ng eligibility, forfeiture ng retirement benefits, at perpetual disqualification para sa muling pagtatrabaho sa gobyerno, maliban kung iba ang nakasaad sa desisyon.

PAGBUKLAS SA KASO: MULA AUDIT HANGGANG DESISYON NG KORTE SUPREMA

Nagsimula ang kaso nang matuklasan ng Office of the Court Administrator (OCA) na si Acedo ay hindi nagsumite ng mga buwanang ulat. Kasama siya sa 29 na Clerk of Court na binigyan ng show cause order. Nang hindi pa rin sumusunod, ipinag-utos ng Korte Suprema ang pagpigil sa kanyang suweldo.

Noong 2008, nagsagawa ng financial audit ang OCA sa MCTC Abuyog-Javier. Dito natuklasan ang malaking kakulangan sa iba’t ibang pondo ng korte noong panahon ng panunungkulan ni Acedo mula 1985 hanggang 2003. Ang mga kakulangan ay umabot sa P214,520.05 sa Judiciary Development Fund (JDF), P46,552.50 sa Clerk of Court General Fund (COCGF), at P850,577.20 sa Fiduciary Fund (FF).

Sa kanyang liham sa Korte Suprema, inamin ni Acedo ang kanyang pagkakamali at humingi ng tawad. Inamin niya na ginamit niya ang pondo para sa kanyang personal na pangangailangan dahil sa karamdaman. Hiniling niya na ibawas ang kakulangan sa kanyang retirement benefits at payagan siyang magbayad ng installment.

Gayunpaman, hindi kinatigan ng Korte Suprema ang kanyang pakiusap. Binigyang-diin ng Korte ang bigat ng kanyang pagkakasala at ang tungkulin niya bilang isang public officer. Ayon sa Korte:

“The failure to remit the funds in due time amounts to dishonesty and grave misconduct, which the Court cannot tolerate for they diminish the people’s faith in the Judiciary. The act of misappropriating judiciary funds constitutes dishonesty and grave misconduct which are punishable by dismissal from the service even if committed for the first time.”

Dahil retirado na si Acedo noong 2003, hindi na siya maaaring tanggalin sa serbisyo. Gayunpaman, ipinag-utos ng Korte Suprema ang forfeiture ng kanyang retirement benefits, maliban sa kanyang accrued leave credits na gagamitin para mabayaran ang bahagi ng kakulangan sa Fiduciary Fund. Pinagmulta rin siya ng P20,000.00.

Bukod kay Acedo, binigyang-pansin din ng Korte ang kaso ng iba pang mga Clerk of Court na sina Ernesto A. Luzod, Jr. at Gerardo K. Baroy na patuloy na hindi nagsumite ng buwanang ulat. Agad silang sinuspinde at inutusan ang OCA na magsagawa ng audit sa kanilang pananalapi.

PRAKTIKAL NA IMPLIKASYON: ARAL PARA SA MGA OPISYAL NG HUKUMAN AT PUBLIKO

Ang kaso ni Acedo ay isang malinaw na paalala sa lahat ng opisyal ng hukuman, lalo na sa mga Clerk of Court, tungkol sa bigat ng kanilang responsibilidad sa pangangasiwa ng pondo ng publiko. Ang pagiging mapagkakatiwalaan at tapat ay hindi lamang inaasahan, kundi hinihingi ng kanilang posisyon.

Mahahalagang Aral:

• Ang pondo ng hukuman ay pondo ng publiko. Hindi ito personal na pera at hindi dapat gamitin para sa personal na pangangailangan.
• Ang Clerk of Court ay may fiduciary duty. Sila ay tagapangalaga ng pondo at may tungkuling pangalagaan ito nang may integridad.
• Ang paglabag sa tungkulin ay may mabigat na parusa. Kahit pa umamin at humingi ng tawad, hindi ito sapat para maiwasan ang parusa kung malaki ang pagkakamali.
• Ang integridad ay mas mahalaga kaysa haba ng serbisyo. Bagaman matagal na nanungkulan si Acedo, hindi ito naging sapat na dahilan para mapagaan ang parusa. Sa katunayan, ito pa nga ay nagpabigat dahil inaasahan na mas mataas ang kanyang pamantayan ng integridad dahil sa kanyang karanasan.

Para sa mga Clerk of Court at iba pang opisyal ng hukuman, ang kasong ito ay nagbibigay diin sa kahalagahan ng mahigpit na pagsunod sa mga circular at regulasyon tungkol sa pangangasiwa ng pondo. Mahalaga ang regular na pag-uulat, maingat na pagtatala, at agarang pagdeposito ng mga koleksyon sa tamang account.

MGA KARANIWANG TANONG (FAQ)

Tanong 1: Ano ang eksaktong tungkulin ng isang Clerk of Court pagdating sa pondo ng korte?

Sagot: Ang Clerk of Court ang pangunahing tagapamahala ng pananalapi sa korte. Sila ang responsable sa pangongolekta, pag-iingat, at pagdi-disburse ng pondo ng korte ayon sa mga panuntunan at regulasyon.

Tanong 2: Ano ang Judiciary Development Fund (JDF), Fiduciary Fund (FF), at Clerk of Court General Fund (COCGF)?

Sagot: Ito ang iba’t ibang uri ng pondo ng korte na may kanya-kanyang layunin at panuntunan sa paggamit. Ang JDF ay para sa pagpapabuti ng administrasyon ng hustisya. Ang FF ay para sa cash bonds at iba pang pondo na hawak ng korte bilang trustee. Ang COCGF ay para sa mga gastusin sa operasyon ng korte.

Tanong 3: Ano ang mangyayari kung ang isang Clerk of Court ay magkaroon ng kakulangan sa pondo?

Sagot: Magsasagawa ng audit ang OCA. Kung mapatunayan ang kakulangan at ang Clerk of Court ay responsable, maaaring maharap siya sa administrative charges na maaaring humantong sa dismissal, forfeiture ng benefits, at criminal charges depende sa bigat ng kaso.

Tanong 4: Maaari bang mapagaan ang parusa kung umamin ang Clerk of Court at nangakong magbabayad?

Sagot: Maaaring ikonsidera ang pag-amin at pangako na magbabayad bilang mitigating circumstance, ngunit hindi ito garantiya na mapapagaan ang parusa, lalo na kung malaki ang kakulangan at malala ang paglabag.

Tanong 5: Ano ang dapat gawin kung may hinala ng katiwalian sa pondo ng korte?

Sagot: Maaaring magsumbong sa Office of the Court Administrator (OCA) para magsagawa ng imbestigasyon at audit.

Mayroon ka bang katanungan ukol sa pananagutan ng mga opisyal ng hukuman o iba pang usaping legal? Ang ASG Law ay may mga abogado na eksperto sa administrative law at handang tumulong sa iyo. Huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa amin para sa konsultasyon. Maaari kang mag-email sa hello@asglawpartners.com o mag-contact dito.